Projek menterjemah dimulai 29/5/2006. Ianya merupakan ringkasan dari modul OUM + Nota dari laman web saya. Tujuan utama adalah untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya meletakkan nota ini dalam kategori

DONATION WARE

Iaitu sumbangan dari pembaca amatlah dialu-alukan.

Sumbangan boleh dilakukan melalui akaun bank di atas nama saya: Rozaimy Baharuddin

1) Maybank 114253224132

2) RHB 2-14099-00004030

Sekiranya sumbangan wang ringgit tidak dapat disumbangkan. Cukuplah sekadar email saya di sumbangan@gmail.com apabila saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan. Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

Bab 2 Project Initiation (Permulaan/pencetusan Projek)

Pengenalan

Project Initiation merupakan fasa pertama untuk permulaan sesuatu projek dengan menentukan peluang untuk produk, kemudahan atau perkhidmatan(servis). Project Initiation mesti mengikuti skop dan objektif projek.

Sesuatu projek mengandungi banyak aktiviti yang perlu dibuat untuk memcapai objektif projek. Projek initiation perlu menjelaskan (menerangkan) skop dan jenis aktitiviti yang sepatutnya dilaksanakan oleh pasukan projek (project team).

2.1 Define the Project (Mentakrifkan Projek)

2.1.1 Mentakrifkan Skop Projek

Projek objektif boleh dijelaskan sebagai benda/perkara yang perlu dicapai di dalam sesuatu projek dan bagaimana cara untuk mencapai kejayaan itu. Objektif mestilah dinyatakan dengan jelas untuk menjadi panduan dan seterusnya menjadi motivasi kepada pasukan projek. Objektif merupakan kaedah asas untuk menghadapi risiko dan keputusan di masa hadapan.

Walaubagaimanapun, objektif projek datang selepas skop projek dijelaskan. Menjelaskan skop projek akan menetapkan peringkat pembangunan di dalam sesuatu pelan projek.

Skop projek boleh didefinisikan sebagai keputusan akhir atau misi projek tersebut

Matlamat utama adalah menjelaskan secara jelas bagaimana projek itu dilaksanakan untuk pengguna akhir dan fokus terhadap pelan projek. Skop projek mesti dibangunkan menurut kehendak pengurus projek dan pelanggan. Pengurus projek bertanggungjawap untuk memastikan terdapatnya persetujuan dengan pemilik mengenai objektif projek, projek dapat dilaksanakan(dihantar) pada setiap peringkat, keperluan teknikal dan sebagainya. Contoh projek dilaksanakan(dihantar) pada setiap peringkat.

Ø Pada peringkat permulaan – Spesifikasi

Ø Peringkat Kedua – tiga prototaip untuk pengeluaran

Ø Peringkat Ketiga – kuantiti yang mencukupi untuk memperkenalkan produk ke pasaran

Ø Peringkat Akhir – promosi pemasaran dan latihan

Definasi skop projek merupakan satu dokumen yang diterbitkan dan digunakan oleh pemilik projek dan peserta projek untuk melakukan perancangan dan menjadi ukuran kepada kejayaan projek. Skop menerangkan apa yang anda harapkan untuk diberi kepada pelanggan anda apabila projek itu siap sepenuhnya. Projek skop mesti menyatakan keputusan yang perlu dicapai didalam aspek tertentu, nyata dan boleh diukur.

Skop projek adalah asas mengawal semua unsur di dalam pelan projek. Untuk memastikan definisi skop adalah lengkap, senarai (checklist) boleh digunakan seperti yang ditunjukkan pada jadual di bawah.

Objektif Projek	Langkah pertama untuk definisi skop projek adalah menentukan objektif utama yang memenuhi kehendak pelanggan. Soalan seperti what, when dan how much boleh digunakan untuk mendapat info dari pelanggan
Dapat diberikan/ disampaikan/ dapat dihantar (Deliverables)	Langkah seterusnya adalah menentukan/menjelaskan kaedah yang sesuai untuk sesuatu pengeluaran (output) sepanjang kadar hayat sesuatu projek. Sebagai contoh: kaedah penyampaian pada awal fasa rekabentuk untuk sesuatu projek adalah senarai spesifikasi. Penyampaian fasa kedua mungkin berupa coding perisian dan dokumentasi teknikal. Fasa seterusnya mungkin berupa ujian ke atas prototaip. Fasa terakhir mungkin merupakan ujian terakhir dan perisian diluluskan. Kaedah penyampai boleh berupa masa, kuantiti dan/atau anggaran kos.
Milestones (tanda aras)	Milestones bererti acara penting di dalam sesuatu projek yang berlaku merujuk kepada masa. Jadual milestone hanya menunjukkan bahagian/segmen yang penting dalam kerja-kerja yang dilakukan. Ia merupakan anggaran pertama sesuatu projek; anggaran kasar untuk masa, kos dan sumber yang diperlukan untuk sesuatu projek. Jadual milestone mengunakan berbagai kaedah penyampaian untuk kenal pasti segmen utama sesuatu kerja dan tarikh akhir kerja tersebut harus diselesaikan. Contoh: ujian dilakukan dan tamat pada 1hb November pada tahun yang sama. Milestone mestilah mudah untuk semua peserta di dalam projek memahaminya.
Keperluan Teknikal (Technical Requirements)	Produk atau servis mesti mempunyai keperluan teknikal untuk memastikan prestasi yang terhasil adalah betul. Contoh, keperluan teknikal untuk PC boleh menerima arus 120 volt jenis alternating atau arus 240 volt berjenis direct tanpa memperlukan pengubah suai atau penggunaan suis.
Had dan Pengecualian (Limits and Exclusions)	Had untuk sesuatu skop perlu dinyatakan. Kegagalan menyatakannya boleh membawa kepada keputusan yang tidak disangkakan dan akan menyebabkan sumber dan masa terhadap masalah tersebut meningkat. Contoh: Sistem Perisian yang telah siap dibuat hanya menyokong bahasa BI. Sekiranya memerlukan perisian yang menyokong dalam bahasa BM, bayaran lain akan dikenakan. Contoh lain: data akan diambil oleh pelanggan bukannya kontraktor; perisian akan dipasang tetapi latihan tidak diberikan.
Mengulas dengan pelanggan (Reviews with Customer)	Skop di dalam senarai akan dikirakan sempurna apabila telah diulas oleh pelanggan anda sama ada dari dalam mahupun luaran. Perkara yang penting adalah kepuasan pengguna terhadap apa yang mereka harapkan. Seperti adakah matlamat, budget, masa dan prestasi berjaya dicapai dengan jayanya. Adakah had dan pengecualian tercakup. Komunikasi yang jelas terhadap semua perkara di atas untuk mengelakkan salah faham dsbnya.

Skop Projek Checklist (senarai semak)

Ringkasnya, perhubungan yang rapat dengan pelanggan adalah penting untuk membangunkan definasi projek yang memenuhi kehendak pelanggan. Struktur pecahan kerja perlu dijelaskan dengan jelas. Skop definasi memberikan pelan pentadbiran untuk menggunakannya untuk membangun pelan operasi. Definasi skop mestilah seringkas yang boleh tetapi lengkap.

Senarai semak di atas adalah secara am. Banyak syarikat mengambil kontraktor bekerja dengan mereka mengunakan kenyataan skop yang dikenali sebagai ‘statement of work (SOW)’.

2.1.2 Establishing Project Priorities (menentukan keutamaan projek)

Kuantiti dan kejayaan terakhir sesuatu projek secara tradisi definasikan sebagai mesyuarat dan melebihi harapan (expectation) terhadap pelanggan dan pengurusan pihak atasan mengenai skop kos, masa dan pretasi sesuatu projek. Hubungan antara semua kriteria tadi adalah berbagai. Sebagai contoh: kadang-kadang kita perlu lebih bertolak ansur mengenai prestasi dan skop sesuatu projek agar projek tersebut dapat disiapkan dengan cepat atau kurang mahal. Selalunya semakin lama sesuatu projek untuk disiapkan maka semakin mahal projek tersebut. Walaubagaimanapun ianya tidak selalunya benar bahawa terdapat pertalian yang positif di antara kos dan jadual, kadang-kadang harga untuk sesuatu projek dapat dikurangkan dengan menggunakan tenaga buruh atau peralatan yang murah sepanjang pelaksanaan projek tersebut.

Salah satu kerja utama pengurus projek adalah untuk menguruskan persoalan perniagaan diantara masa, kos dan prestasi. Pengurus projek mesti menentukan dan memahami keadaan sebenar kepentingan seuatu projek. Mereka perlu membuat keputusan yang tulus dengan pelanggan projek dan pengurusan atasan untuk menentukan kepentingan hubungan pasa setiap kriteria yang ada. Satu teknik yang berguna yang boleh digunakan adalah Teknik Kepentingan Matrik (Priority Matrix Technique) iaitu yang mana satu kriteria menahan (constrain), yang mana sepatutnya menambahkan (enhanced) dan yang maan boleh diterima (accepted)

Teknik Kepentingan Matrik	Penerangan
Constrain (memaksa, menahan)	Parameter asal telah ditetapkan. Projek mesti disiapkan mengikut masa, spesifikasi dan dan skop projek atau budget yang telah ditetapkan.
Enhance (menambahkan / meninggikan)	Diberi skop projek, kriteria mana yang boleh dipertingkatakn? Dalam kes masa dan kos, ini bermakna mengambil kesempatan terhadap peluang sama ada mengurangkan kos atau memendekkan jadual. Sebaliknya, apabila merujuk kepada prestasi, penambahan (enhancing) bermaksud menambah nilai kepada projek.
Accept (terima)	Kriteria yang mana lumayan (tolerable) apabila tidak mengikut parameter asal. Apabila trade-off mesti dibuat, adakah penjadualan semula, mengurangkan skop dan prestasi projek, atau meningkatkan kos boleh diperkenankan?

Kerana masa adalah penting dalam penjualan, pengurus projek akan disuruh untuk mengambil kesempatan setiap peluang yang ada untuk mengurangkan masa penyelesaian projek tersebut. Dengan melakukannya, peningkatan budget boleh diterima walaupun ianya tidak diinginkan. Pada waktu yang sama, spesifikasi prestasi asal tidak boleh diubah sewenang-wenangnya.

Kepentingan adalah berubah pada setiap projek. Sebagai contoh, banyak projek perisian, masa merupakan faktor yang kritikal sepertimana Microsoft mungkin mengubah keperluan skop asal untuk membolehkan produk dipasarkan dan skop hanya asal hanya dicapai pada versi seterusnya.

Sesetengah orang akan mendebatkan yang tiga kriteria (kos, masa, prestasi) adalah selalunya menjadi penghalang (constrained) dan pengurus projek yang bijak akan mencari peluang pada setiap kriteria. Sekiranya semuanya berjalan lancar dan tidak menghadapi masalah besar atau menghadapi kerugian, kenyataan mereka adalah benar. Walau bagaimanapun, situasi seperti ini jarang berlaku, dan kebanyakkan pengurus projek terpaksa membuat keputusan yang sukar yang akan memberikan manfaat kepada satu kriteria tetapi mengorbankan dua kriteria yang lain.

Kepentingan Projek Matrik

2.1.3 Creating the Work Breakdown Structure(WBS) (Penciptaan Pecahan Struktur Kerja)

Setelah skop dan kaedah penghantaran (deliverables) telah dikenal pasti, kerja-kerja yang ada pada sesuatu projek akan mudah dipecahkan kepada sub kerja yang lebih kecil. Akibat daripada sub kerja ini dikenali sebagai WBS.

WBS terhasil dari pemecahan kerja kepada elemen kerja yang lebih kecil, dengan ini memberikan banyak kemungkinan setiap aktiviti besar dan kecil akan diambil kira. WBS melibatkan proses mengenal pasti tugas utama yang perlu disiapkan dan seterusnya memecahkan tugas tersebut kepada set yang lebih rendah.

Dengan mengunakan WBS, dapat menolong pengurus projek memastikan semua produk dan elemen kerja dikenal pasti, untuk menyatukan projek dengan organisasi semasa, dan menentukan kawalan asas. Secaraamnya, WBS adalah garis kasar mengenai projek dengan mempunyai level keperincian yang berbeza untuk setiap level.

WBS bermula apabila kenyataan tugas (Statement of Work – SOW) dijelaskan sepenuhnya. Mesti terdapat persetujuan diantara SOW dan WBS.

WBS adalah struktur yang disusun bertingkat-tingkat selaras dengan tugas yang akan dilakukan. Ia merujuk kepada cara kos dan data projek yang akan diringkaskan dan laporan yang akan dibuat. WBS adalah seperti alat komunikasi, menyediakan informasi terperinci kepada peringkat pengurusan yang berlainan. WBS boleh digunakan untuk menyediakan asas untuk tangungjawab matrik, jadual rangkaian, kos, analisa risiko, struktur organisasi, penyelarasan objektid dan kawalan.

WBS boleh berupa berbagai bentuk, perbuatan, memenuhi banyak tujuan/matlamat. Selalunya WBS dilihat seperti garis kasar yang mana LEVEL 1 terletak disebelah kiri dan level yang berturut akan diletakkan disebelahnya. WBS boleh juga mengambarkan sub pecahan kepada susunan unit tugas, sub tugas, pakej kerja dll.

Level	Pecahan Susunan	Keterangan
1	Projek	Projek lengkap
2 3	Penghantaran (deliverable) Sub Penghantaran (sub deliverable)	Penghantaran utama Penghantaran sokongan
4 5	Penghantaran Terendah (lower suibdeliverable) Akaun Kos (Cost Account) Pakej Kerja (Work Package)	Level tanggungjawab Pengurusan bawahan Kumpulan pakej kerja untuk pemantauan progres dan tanggungjawab Menentukan aktiviti kerja

Work breakdown structure (WBS) – Pecahan struktur kerja.

Ringkasan

Skop, pelan aktiviti dan pecahan struktur kerja (WBS) memainkan peranan penting dalam perancangan fasa di dalam sesuatu projek. Skop menceritakan mengenai perkara yang perlu dilakukan dan perkara yang tidak boleh dilakukan dan spesifikasi keperluan adalah sebahagian daripada skop dokumentasi dan memberitahu mengenai perkara yang perlu dicapai di dalam projek tersebut. Setiap ahli kumpulan yang terlibat mesti memahami objektif projek dan membina semangat pasukan untuk mencapainya. Sesuatu projek mestilah dibahagikan kepada skop kerja yang lebih kecil agar mudah untuk diuruskan, tersendiri, hubung kait dan boleh dinilai.