Projek menterjemah dimulai 29/5/2006. Ianya merupakan ringkasan dari modul OUM + Nota dari laman web saya. Tujuan utama adalah untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

 

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya meletakkan nota ini dalam kategori

DONATION WARE

Iaitu sumbangan dari pembaca amatlah dialu-alukan.

 

Sumbangan boleh dilakukan melalui akaun bank di atas nama saya: Rozaimy Baharuddin

1)   Maybank       114253224132

    2) RHB               2-14099-00004030

 

Sekiranya sumbangan wang ringgit tidak dapat disumbangkan. Cukuplah sekadar email saya di sumbangan@gmail.com apabila saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan. Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

 

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bab 3 Project Selection And Evaluation Tools (Pemilihan Projek dan Alat Evaluasi/Penilaian)

 

 

sumber modul OUM CBPM4103

 

 

3.1 Project Selection and Project Selection Model (Pemilihan Projek dan Pemilihan Model Projek)

 

 

Pemilihan sesuatu projek adalah proses penilaian sesuatu projek atau sekumpulan projek, dan kemudian memilih sebahagian dari mereka supaya objektif utama organisasi akan tercapai.

 

Pemilihan terhadap projek yang betul untuk pelaburan masa hadapan adalah merupakan satu keputusan yang kritikal yang menentukan kelangsungan hidup organisasi tersebut. Memutuskan sama ada untuk menerima projek atau tidak merupakan kes membandingkan cadangan projek dengan alternatif yang ada dan menentukan sama ada ingin meneruskannya atau tidak. Penilaian yang dilakukan berdasarkan kepada kriteria strategik, teknikal dan  ekonomi dan selalunya jaminan (undertaken) adalah sebahagian strategik perancangan atau kajian kebolehlaksanaan (feasibility) untuk sebarang sistem pembangunan informasi. Risiko yang bakal dihadapi juga perlu diambil kira. Setiap projek mempunyai kos, manfaat dan risiko yang berlainan.

 

Pemilihan projek merupakan salah satu keputusan yang dipikul tanggungjawapnya oleh pengurus projek. Untuk menghadapi semua masalah ini, model bantuan keputusan (decision-aiding model) akan digunakan dan model ini adalah model abstrak yang berkaitan dengan isu yang sedang dihadapi. Model ini mesti boleh menilai sesuatu projek bagaimana mereka boleh mencapai matlamat strategik dan misi korporate. Hubungan diantara harapan keputusan projek dan  matlamat strategik syarikat perlulah mapan (kiranya ngamle).

 

 

 

 

 

3.1.1 Criteria of Choice of Project Selection Model (Kriteria Pemilihan Model Projek)

 

Apabila memilih Pemilihan Model Projek, kriteria seperti di dalam jadual di bawah perlu diambil kira.

 

Kriteria

Penerangan

Realism

Model seharusnya mencerminkan kenyataan yang dibuat oleh pengurus apabila membuat keputusan, termasuk objektif yang berbagai dari syarikat dan pengurus-pengurus. Tanpa mempunyai satu ukuran sistem yang sama, perbandingan terhadap projek yang berlainan adalah mustahil dilakukan. Sebagai contoh:

Projek A akan meningkatkan pasaran saham syarikat dengan mempeluaskan kemudahan yang ditawarkan.

Projek B pula akan meningkatkan daya saing  apabila ia menambahkan pengukuhan pegawai teknikal. Perkara lain adalah sama. Maka mana satu yang baik antara 2 projek ini?

Model harus mengambil kira kenyataan bahawa syarikat mempunyai kelemahan pada kemudahan, kapital, kakitangan dsbnya. Model juga harus memasukkan faktor yang mengambarkan risiko projek, termasuk risiko teknikal terhadap prestasi, kos dan masa, risiko pasaran saham hasil penolakkan pengguna dan risiko-risko lain.

Capabilty (kebolehan/kesanggupan)

Model haruslah cangih untuk melayani berbagai tempoh masa, melakukan simulasi untuk berbagai keadaan sama ada dari dalam mahupun diluar projek tersebut (contoh: perubahan kadar faedah), dan mengoptimumkan keputusan tersebut. Model yang optimum akan membuat perbandingan yang mana boleh membuatkan pihak pengurusan menimbangkan kepentingannya, mengambil kira risiko utama dan kekangan projek tersebut dan seterusnya memilih projek yang terbaik.

Flexibility (kelenturan)

Model itu harus memberikan hasil yang munasabah yang mungkin akan dialami oleh firma tersebut. Model tersebut sepatutnya berkemampuan untuk berubah sejajar dengan perubahan yang berlaku pada persekitaran firma. Sebagai contoh: teknologi baru yang lebih canggih boleh mengubah tahap risiko dan seterusnya mengubah matlamat organisasi.

Ease of use (senang digunakan)

Model haruslah mudah digunakan, tidak mengambil masa terlalu lama untuk dilaksanakan, dan mudah difahami. Model tidak seharusnya memerlukan tafsiran istimewa, data yang sukar diperolehi, terlampau banyak kakitangan atau peralatan yang tiada. Pembolehubah model haruslah berhubungan secara one to one dengan parameter di dunia sebenar yang membuatkan pengurus percaya terhadap projek tersebut.

Cost (kos)

Pengumpulan data dan kos membuat model mestilah rendah kosnya dan kurang dari faedah yang diperolehi dari projek tersebut. Semua kos mesti diambil kira, termasuk kos untuk pengurusan data dan menjalankan model tersebut.

Easy Computerization (Senang pengkomputeran)

Ianya mestilah mudah untuk dikumpul dan menyimpan informasi di dalam pangkalan data, dan manipulasi data di dalam model boleh dilakukan oleh perisian lain seperti Excel.

 

 

 

3.2 Types of Project Selection Models (Jenis Pemilihan Model Projek)

 

Secara asasnya, terdapat dua jenis Pemilihan Model Projek iaitu numeric(angka) dan non-numeric. Kedua-duanya banyak digunakan.

 

3.2.1 Numeric Project Selection Models (Pemilihan Model Numeric Projek)

 

Model numeric selalunya lebih fokus kepada kewangan dan kuantiti projek dari segi masa membayar balik pinjaman(pelaburan) atau pulangan ke atas pelaburan. Kebanyakkkan firma menggunakan penilaian projek dan pemilihan model untuk mengira keuntungan sebagai satu ukuran yang boleh diterima. Hanya penambahan pendapatan dan pembelanjaan secara langsung ke atas projek harus dimasukkan di dalam model ini. Kos yang telah pun dimasukkan boleh diabaikan kerana ia tidak relevan kepada kesan keputusan masa hadapan projek.  Pemilihan Model Numeric Projek digunakan untuk mengira keuntungan dan pencapaian untuk menilai penerimaan.

 

a)      Profit/Profitability Models (Model Keuntungan)

 

Payback Period (Masa Pembayaran Balik):  Pembayaran balik untuk sesuatu projek adalah permulaan pelaburan tetap di dalam projek dibahagikan dengan anggaran tahunan tunai bersih yang dibawa masuk ke dalam projek ini. Nisbah kuantiti adalah jumlah tahun yang diperlukan untuk projek membayar kembali pelaburan kekal/tetap.

 

 

i)                    Payback Period (Tempoh Pembayaran Balik)

Contoh: Andaikan kos pelaksanaan projek RM 100,000 dan pulangan tahunan wang tunai adalah RM 25,000. Maka

               Tempoh Pembayaran Balik = 100,000/25,000 = 4 tahun

 

Metod ini dibuat dengan mengandaikan nilai pulangan tahunan tidak berganjak sepanjang tempoh pembayaran balik pelaburan, dan tidak mengambil kira pulangan selepas tempoh pembayaran balik. Kaedah ini juga digunakan sebagai satu proxy untuk risiko. Semakin cepat pelaburan dapat diselesaikan semakin kurang risiko yang terdedah kepada firma.

 

Average Rate of Return (Kadar Purata Pulangan): Kadar purata pulangan adalah kadar purata keuntungan tahunan (sama ada sebelum atau selepas tax) terhadap awal atau purata pelaburan di dalam projek tersebut.

 

ii)                   Average Rate of Return (Kadar Purata Pulangan)

Dari contoh di atas (tempoh pembayaran balik), kita andaikan purata keuntungan tahunan adalah RM 15,000. Maka

 

                           Kadar Purata Pulangan = 15,000/100,000 = 0.15

 

Kelebihan model jenis ini adalah kerana ianya mudah difahami tetapi tidak mengambil kira nilai wang terhadap masa.

 

iii)                 Discounted Cash Flow (or Net present value method) (Diskaun Aliran Tunai) :  Metod ini menentukan betapa pentingnya nilai sebenar aliran tunai dengan memberikan diskaun pada pulangan yang diperlukan.

 

 

 

 

Dimana:

 

F adalah net cash flow (aliran wang tunai) dalam suatu jangka masa t,

 

K adalah keperluan kadar pulangan

 

A adalah wang tunai permulaan pelaburan

 

 

 

Untuk memasukkan kesan inflasi (atau deflasi), dimana p kadar yang diramal terhadap inflasi semasa jangka masa t, maka

 

 

iv)                 Internal Rate of Return (Pemulangan  Balik Kadar Dalaman): Jika kita telah menetapkan jangkaan aliran masuk tunai dan aliran keluar tunai, Pemulangan Balik Kadar Dalaman adalah kadar diskaun yang menyamakan (equate) nilai-nilai terkini dua set aliran.

 

v)                  Profitability Index (or Benefit-cost Ratio) (Index Keuntungan atau Manfaat Kos Nisbah): Indek keuntungan adalah nilai bersih pada masa kini terhadap harapan aliran wang tunai dimasa hadapan yang dibahagi dengan tunai permulaan yang dilaburkan. Jika nisbahnya lebih dari 1.0, maka projek itu boleh diterima.

 

 

b)      Numeric Scoring Models (Model Mencatat Angka)

 

Dalam usaha untuk mengatasi kelemaha di dalam Model Keuntungan (yang tidak mengambil kira risiko bukan kewangan kecuali risiko, tidak mengendahkan pemilihan waktu aliran tunai dan nilai masa, cenderung ke arah jangka pendek, sensitif kepada ralat semasa kemasukkan data untuk permulaan projek, bergantung kepada input untuk menentukan aliran tunai dsbnya), fokus lebih kepada satu kriteria dalam membuat keputusan, banyak model penilaian dibina mengunakan berbagai kriteria untuk menilai sesuatu projek yang sedang dibina. Model seperti ini amat kompleks dan memerlukan informasi yang banyak.  Jadual di bawah menunjukkan Model Mencatar Angka.

 

Model

Penerangan

Unweighted 0-1 Factor Model (Model Faktor 0 1 Tanpa Beban)

Pihak pengurusan memilih set yang merupakan faktor yang releven dan  kemudian menyenaraikannya dalam borang pre-printed. Untuk setiap faktor di dalam sesuatu projek terdapat satu atau lebih penilaian, bergantung kepada sama ada terdapat kelayakan pada kriteria individu tersebut. Penilaian ini dilakukan oleh pengurusan atasan. Kriteria yang dipilih adalah:

 

·        Memahami dengan jelas matlamat organisasi

·        Mempunyai pengetahuan yang baik mengenai potensi projek portfolio.

 

Selepas menjumlah kedudukan yang diperolehi, projek yang mempunyai jumlah kelayakkan yang banyak akan dipilih. Kelebihan utama model jenis ini adalah kerana ia menggunakan beberapa kriteria di dalam membuat keputusan. Namun kelemahan utama model jenis ini adalah kerana ia mengandaikan semua kriteria mempunyai kepentingan yang sama dan tidak membenarkan gradasi darjah untuk sesuatu projek khusus yang memenuhi berbagai kriteria.

Unweighted Factor Scoring Model (Model Mata Kedudukan Tanpa Beban)

Tidak seperti Model Faktor 0 1 Tanpa Beban yang hanya mempunyai dua nilai iaitu 0 dan 1, Kaedah Model Mata Kedudukan Tanpa Beban mengunakan lima tempat skala:

·        5 amat baik

·        4 baik

·        3 agak baik

·        2 tidak baik

·        1 amat tidak baik

 

Jumlah mata diberikan pada setiap kriteria di bawah projek yang berlainan akan dijumlahkan dan jumlah keseluruhan mata yang melebihi tahap kritikal akan dipilih. Varian di dalam proses pemilihan mungkin akan memilih projek yang mempunyai jumlah mata yang tertinggi sehinggalah kos anggaran untuk projek  tersebut bersamaan dengan sumber mereka yang terhad.

Weighted Factor Scoring Mode (Model Mata Kedudukan Dengan Beban)

Dalam model ini, angka berat pembalik adalah amat penting kepada setiap faktor individu akan ditambah.

Constrained Weighted Factor Scoring Model (Model Mata Kedudukan Dengan Penahan Beban)

Pencubaan untuk memasukkan marginal kriteria boleh di atasi dengan membenarkan kriteria tambahan dimasukkan di dalam model sebagai sekatan (constraints) lebih daripada faktor pemberat (beban). Sekatan ini mewakili karektor projek yang mesti ada untuk membolehkan projek itu diterima.

 

 

3.2.2 Non-Numeric Project Selection Models (Model Pemilihan Projek Non-Numeric)

 

Model non-numeric lebih banyak digunakan di dalam projek berupa perkara mengenai pasaran saham sehingga kepada isu alam sekitar. Model non-numeric tidak menggunakan nombor (angka) sebagai input, tetapi kriteria yang diukur boleh terdir daripada okjektif atau subjektif. Model non-numeric adalah model jenis lama dan paling mudah digunakan. Terdapat lima jenis model non-numeric iaitu:

 

·        The Sacred Cow (Lembu suci/mulia/kudus)

·        The Operating necessity (Operasi Keperluan)

·        The Competitive necessity (Keperluan Bersaingan)

·        The Product line extension (Perluasan Baris Produk)

·        Comparative Benefit Model (Model Perbandingan Manfaat)

 

 

Model

Penerangan

Sacred Cow (Lembu suci/mulia)

Projek dicadangkan oleh pegawai kanan atau berkuasa di dalam organisasi. Ia dikenali sebagai projek “sacred’(kudus) kerana projek itu akan dijayakan sehingga berjaya atau sehingga bos sendiri mengatakan projek tersebut gagal dan mengarahkan ianya ditamatkan.

The Operating necessity (Operasi Keperluan)

Jika projek diperlukan dalam usaha mengekalkan sistem operasi, persoalanan utama adalah: adakah berbaloi menyimpan sistem tersebut pada kos yang dianggarkan pada projek ini? Jika Ya, kos projek akan disemak untuk memastikan ianya pada kos yang rendah untuk menjayakan projek tersebut, tetapi projek tersebut akan dibiayai. Contoh: Jika banjir boleh mengancam kilang, projek membina benteng (dike) tidak memerlukan banyak penilaian untuk dilaksanakan.

The Competitive necessity (Keperluan Bersaingan)

Sesetengah perkara, walaupun proses perancangan untuk sesuatu projek agak canggih untuk dibuat permodenan, keputusan untuk melakukan projek adalah bergantung kepada keupayaan syarikat untuk berdaya saing di dalam pasaran. Pelaburan di dalam Projek Operasi Keperluan mendahului Projek Keperluan Bersaingan, tetapi kedua-dua jenis projek boleh mungkin boleh melangkaunya dengan lebih berhati-hati mengunakan analisis numeric dengan menimbangkan projek yang kurang penting untuk kelangsungan hidup firma.

The Product line extension (Perluasan Barisan Produk)

Dalam model ini, sesuatu projek dibangunkan dan mengedarkan produk baru akan dinilai terhadap keberkesanan untuk selari(sesuai) dengan barisan produk sedia ada, mengurangkan jurang, menguatkan hubungan yang lemah, atau memperluaskan barisan baru ke arah yang lebih elok. Kadang-kadang perkiraan yang teliti terhadap keuntungan tidak diperlukan. Pembuat keputusan boleh bertindak mengikut kepercayaan mereka mengenai apa akan berlaku terhadap prestasi keseluruhan sistem jika produk baru di tambah di dalam barisan produk.

Comparative Benefit Model (Model Perbandingan Manfaat)

Model jenis ini amat berguna apabila organisasi mempunyai banyak projek yang perlu dipertimbangkan dan dibuat perbandingan, dan pengurusan atasan akan memilih projek mana yang akan memberi banyak manfaat kepada firma.  Model jenis ini bantak digunakan dalam membuat pemilihan dalam banyak jenis projek. Pihak pengurusan atasan organisasi akan menilai semua projek dengan pertimbangan (sokongan) positif dan akan cuba membina portfolio yang sesuai dengan matlamat orginasi dan budget yang ada.

 

 

 

3.3 Project Evaluation (Penilaian Projek)

 

Sesuatu projek akan dinilai dengan berbagai cara bergantung kepada faktor yang mempengaruhinya. Terdapat empat faktor yang mempengaruhi penilaian projek iaitu:

 

·        Strategic Assessment (Taksiran Strategik)

·        Technical Assessment (Taksiran Teknikal)

·        Cost Benefit Analysis (Analisis Manfaat Terhadap Kos)

·        Risk Evaluation (Penilaian Risiko)

 

 

3.3.1 Strategic Assessment (Taksiran Strategik)

 

i)                    Programme Management (Program Pengurusan)

 

Telah berlaku pertambahan projek-projek individu yang perlu dilihat sebagai komponen kepada program dan perlu dinilai dan diuruskan.

 

Satu program adalah himpunan daripada projek-projek yang semuanya menyumbang kepada organisasi atau maltamat organisasi.

 

Pengurusan Program yang efektif memerlukan satu program yang mempunyai  program yang dijelaskan matlamatnya dengan baik dan semua projek organisasi itu akan dipilih dan memberikan sumbangan kepda matlamat ini. Sesuatu projek akan dinilai mengikut bagaimana ianya boleh memberi sumbangan kepada matlamat program dan keadaan dapat hidup sendiri, masa, sumber dan memberi faedah hasil dari program tersebut secara keseluruhan.

 

Untuk mencapai kejayaan didalam Taksiran Strategik terhadap projek yang berpotensi, mesti terdapat pelan strategik yang menjelaskan objektif organisasi.  Ia menyediakan konteks untuk menerangkan mengenai program dan matlamat program, konteks untuk taksiran terhadap individu projek. Walaupun tidak ada penerangan yang tegas terhadap program, sebarang cadangan projek mesti dinilai didalam konteks organisasi secara keseluruhan untuk mencapai objektif perniagaan. Dan lagi, sebarang perisian sistem yang berpotensi akan menjadi sebahagian daripada  pengguna organisasi mengenai  keseluruhan sistem informasi dan mesti dibuat penilaian di dalam konteks sistem informasi sedia ada  dan strategi informasi organisasi.

 

ii)                   Portfolio Management

 

Dimana sesebuah organisasi seperti ‘software house’ membina perisian sistem, mereka juga boleh disuruh untuk melaksanakan taksiran strategik dan operasi bagi pihak pelanggan. Sama ada ianya merupakan sesuatu kes, mereka akan diperlukan untuk melakukan taksiran terhadap projek mereka sendiri. Mereka perlu memastikan tugas pembangunan yang dilakukan konsisten dengan pelan strategik mereka sendiri. Candangan projek menjadi sebahagian portfolio  yang berlangsung (ongoing) dan pemilihan projek mesti mengambil kira kemungkinan kesan ke atasa projek lain di dalam portfolio dan juga profile portfolio keseluruhan.

 

 

3.3.2 Technical Assessment (Taksiran Teknikal)

 

Taksiran teknikal terhadap cadangan sistem mengandungi penilaian kerperluan fungsian terhadap perkakasan dan perisian yang sedia ada. Dimana organisasi mempunyai pelan strategik sistem informasi mereka sendiri, ini kemungkinan akan menjadi sekatan kepada penyelesaian yang cadangkan. Halangan seperti: pengaruh kos terhadap penyelesaian dan mesti diambil kira Analisis Manfaat Terhadap Kos.

 

 

3.3.3 Cost Benefit Analysis (Analisis Manfaat Terhadap Kos)

 

Di dalam Analisis Manfaat Terhadap Kos,  taksiran adalah berdasarkan persoalan sama ada anggaran kos melebihi anggaran pendapatan dan manfaat lain. Adalah menjadi lumrah untuk menanyakan sama ada projek yang sedang dipertimbangan adalah merupakan pilihan yang terbaik. Mungkin terdapat lebih dari satu calon projek yang boleh diambil kira dalam sesuatu masa, dalam kebanyakkan kes, projek perlu diberi lebih perhatian agar mana-mana sumber yang berkurangan dapat diperuntukkan secara lebih efektif.

 

Cara yang selalu digunakan adalah dengan melaksanakan taksiran ekonomi terhadap cadangan informasi sistem, atau pembangunan lain, adalah dengan membuat perbandingan kos yang dijangka terhadap pembangunan dan operasi terhadap sistem yang akan memberi manfaat pada tempat yang betul.

 

Kaedah biasa melakukan taksiran manfaat ekonomi terhadap mana-mana projek adalah dengan melakukan Analisis Manfaat Terhadap Kos, yang mana terdiri daripada dua langkah:

 

i)                    kenal pasti dan anggarkan semua kos dan manfaat  yang diperolehi apabila melaksanakan projek dan operasi terhadap sistem.

ii)                   Nyatakan semua kos dan manfaat ini di dalam unit umum.

 

Mana-mana projek yang menunjukkan melebihi manfaat terhadap kos, bolehlah difikirkan untuk dilaksanakan.

 

 

 

3.3.4 Risk Evaluation (Penilaian Risiko)

 

Setiap projek pasti mempunyai risikonya sendiri. Apabila menilai dan membuat perancangan terhadap sesuatu projek, kita amat mengambil berat mengenai risiko projek tersebut tidak mencapai objektifnya.  Sebarang projek yang dibuat penilaian,  kita akan cuba kenal pasti risiko dan mengukur kesan yang akan berlaku. Pendekatan yang canggih di dalam membuat penilaian terhadap risiko projek adalah dengan menimbangkan semua perkara yang mendatang dan menganggarkan kemungkinan ianya berlaku dan nilaikan kesan tersebut. Harga projek boleh diperolehi dengan menjumlahkan kos atau manfaat setiap kemungkinan akibat dari beban yang akan berlaku.

 

 

Ringkasan

 

Sesuatu projek memainkan peranan penting dalam mencapai matlamat organisasi dan strategik. Sekarang teknik terbaik dan model pilihan akan digunakan untuk memilih projek. Pemilihan model utama adalah kriteria seperti realism, kebolehan, kelenturan, mudah digunakan dan kos. Model Pemilihan projek selalunya boleh tergolong samasa numeric atau non-numeric.