Projek menterjemah dimulai 29/5/2006. Ianya merupakan ringkasan dari modul OUM + Nota dari laman web saya. Tujuan utama adalah untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya meletakkan nota ini dalam kategori

DONATION WARE

Iaitu sumbangan dari pembaca amatlah dialu-alukan.

Sumbangan boleh dilakukan melalui akaun bank di atas nama saya: Rozaimy Baharuddin

1) Maybank 114253224132

2) RHB 2-14099-00004030

Sekiranya sumbangan wang ringgit tidak dapat disumbangkan. Cukuplah sekadar email saya di sumbangan@gmail.com apabila saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan. Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

Bab 4 Project Planning (Perencanaan Projek)

4.1 Project Scope and Objektives (Skop dan Objektif Projek)

Skop sering kali dirujuk sebagai spesifikasi fungsian. Skop bagi satu projek adalah satu pernyataan yang menentukan sempadan bagi projek itu. Ia menyatakan apa yang akan dilaksanakan dan apa yang tidak akan dilaksanakan. Projek skop adalah paling sesuai untuk menyatakan kaedah penghantaran pada projek tersebut. Ia juga amat penting untuk mengelakkan kekeliruan, salah fahan dan perbalahan di masa hadapan dan juga menentukan perkara yang tidak termasuk di dalam projek.

Sebagai contoh: Projek sistem penempahan pesakit mungkin melibatkan analisis, rekabentuk, pembinaan dan pelaksanaan terhadap perisian tetapi tidak melibatkan pemasang infrastruktur di mana ia akan digunakan. Skop menyatakan objektif projek dengan lebih terperinci dari segi apa yang termasuk di dalam projek. Skop terhadap kerja terdiri daripada keperluan dan masalah yang pelanggan hadapi yang dinyatakan untuk membolehkan projek itu berjaya. Selepas pencetusan/permulaan projek, skop untuk projek mesti dirancang, ditakrifkan, dan di tentusahkan. Perubahan terhadap skop perlu dikawal dengan teratur dari semasa kesemasa sepanjang pembangunan projek tersebut.

Objektif Projek menerangkan perkara yang perlu dicapai di dalam sesuatu projek dan cara untuk mencapai kejayaan tersebut. Objektif mestilah ditakrifkan dengan jelas supaya ia menjadi panduan dan memberi peransang kepada anggota kumpulan projek. Objektif merupakan satu kaedah asas untuk menghadapi risiko dan membuat keputusan di masa hadapan.

4.2 Requirements Specification (Spesifikasi Keperluan)

Merupakan satu permulaan yang baik untuk membuat pelan spesifikasi keperluan projek, kefahaman memahami keperluan yang perlu dicapai di dalam projek utk mencapai kejayaan. Untuk Projek Sistem Informasi berjaya, semua perlu prihatin terhadap butiran penting apa yang perlu mereka lakukan.

Objektif projek ditentukan dengan teliti mengenai keperluan fungsian (functional requirements), keperluan kualiti dan keperluan sumber.

Spesifikasi Keperluan	Penerangan
Functional Requirements (Keperluan Fungsian)	Ini menentukan fungsian untuk produk akhir yang dihasilkan dari projek tersebut. Analisis sistem dan kaedah rekabentuk (design methods) adalah direka bentuk untuk menyediakan keperluan fungsian.
Quality Requirements (Keperluan Kualiti)	Keperluan kualiti berhubungan dengan apa yang sistem aplikasi boleh buat untuk melaksanakan atribut lain pada aplikasi
Resource Requirements (Keperluan Sumber)	Keperluan ini memberikan rekod yang jelas berapa banyak organisasi sanggup mengeluarkan belanja untuk sistem tersebut. Mungkin terdapat tarik tali (trade off) diantara kos dan masa yang diambil untuk menyiapkan sistem tersebut. Mungkin juga terdapat tarik tali (trade-off) diantara keperluan fungsian dan kualiti dan kos.

Semua keperluan di atas mesti konsisten dengan hal perniagaan.

4.3 Team Goals (Matlamat Pasukan)

Tugas mengurus dan mengawal sesuatu projek boleh menjadi mudah dengan memastikan semua ahli pasukan di dalam projek berkongsi matlamat yang sama. Ini dapat dicapai dengan membantu pasukan (team) untuk membina identiti yang mengfokuskan kepada matlamat organisasi. Ahli pasukan di dalam projek membentuk kitar hayat yang mengandungi empat peringkat:

a) Individual Identities (Identiti Individu)

b) Cluster Identities (Identiti Cluster)

c) Group Identities (Identiti Kumpulan)

d) Team Identity (Identiti Pasukan)

Fasa

Penerangan

Individual Identities

(Identiti Individu)

Semasa fasa permulaan projek, setiap ahli pasukan mesti:

Kenal pasti matlamat individu dan pasukan
Memahami dan menerima kelakuan individu
Mengambil peranan dalam pasukan
Kenal pasti tahap tanggungjawap dan accountability

Cluster Identities

(Identiti Cluster)

Dalam fasa ini, setiap ahli pasukan menumpukan kepada:

Menubuhkan gabungan dengan pasukan lain
Menentukan garisan kuasa dan kekuasaan
Cabaran pendekatan khas dan kebenaran
Mengekalkan keputusan yang dibuat tanpa pengaruh luar
Menambah/mengurangkan tanggungjawap

Group Identities

(Identiti Kumpulan)

Dalam fasa ini, setiap ahli dalam pasukan mula untuk:

Menentukan kelakuan kumpulan yang boleh diterima
Mengadakan piawai kumpulan
Set dan menyokong matlamat kumpulan
Menyediakan kaedah pendekatan penyelesaian konflik
Bersaing dengan kumpulan lain
Berkongsi pendapat dan keyakinan
Pindah dari kejayaan indivivu kpd kejayaan kumpulan

Team Identitiy

(Identiti Pasukan)

Faedah yang paling besar apabila tiba ke fasa akhir ini, jika pasukan boleh mencapai hingga tahap ini:

Identiti individu disatukan dengan identiti pasukan
Individu bekerja keras untuk mencapai matlamat pasukan
Pasukan menggunakan pendekatan yang optimal dalam memyelesaikan masalah dan membuat keputusan
Kelompok (cluster) pasukan berpindah dari sifat kompetitir inner-group kepada kerjasama berpasukan sepenuhnya
Setiap orang berpindah dari kejayaan individu dan kumpulan kepada kejayaan pasukan

4.4 Projects And Activities

Sebuah projek merupakan himpunan beberapa aktiviti yang saling berkaintan dengan projek tersebut.

Sebuah projek boleh bermula apabila sekurang-kurangnya satu aktiviti sudah bersedia untuk bermula. Projek akan siap apabila semua aktiviti yang ada di dalam projek berjaya disiapkan. Semua aktiviti yang telah siap diperlukan memenuhi secara tepat seperti yang dirancang dan dikoordinat.

Sebuah aktiviti boleh ditakrifkan sebagai sebarang tugas, kerja atau operasi yang mana pakej atau projek perlu disiapkan.

Sebuah aktiviti perlu ditakrifkan dengan jelas bilanya bermula dan bilanya tamat. Jika sesuatu aktiviti memerlukan sumber, maka keperluan sumber perlu diramalkan dan mengandaikan ianya diperlukan sepanjang tempoh aktiviti tersebut berjalan. Tempoh berapa lama aktiviti itu akan dijalankan perlu diramalkan dengan andaian semuanya berjalan lancar dan adanya sumber tersebut. Sesetengah aktiviti memerlukan aktiviti lain siap dahulu baru aktivitinya boleh bermula.

4.5 Aktivity Plan (Pelan Aktiviti)

Pelan aktiviti atau pelan aksi (action) menerangkan senarai aktiviti yang perlu dilaksanakan dan arahan yang perlu dibuat.

Sebuah pelan aktiviti yang ideal adalah sebuah pelan yang mana setiap aktiviti yang diambilnya tidak mengalami masalah jalangan sumber. Pelan aktiviti menyediakan tarikh bermula dan tarikh tamat untuk setiap aktiviti yang menghasilkan produk atau dapat dihantar hasilnya.

Aktiviti pelan membolehkan kita:

a) Mempastikan sumber yang sesuai ada semasa diperlukan

b) Mengelakkan aktiviti berbeza bersaing untuk mendapatkan sumber yang sama pada masa yang sama.

c) Menyediakan jadual menyeluruh yang menunjukkan kakitangan mana yang menjalankan setiap aktiviti

d) Menyediakan pelan terperinci mengenai kaedah pengukuran sesuatu percapaian

e) Menyediakan ramalan aliran wang

f) Membina pelan semula apabila berlaku sesuatu yang perlu diperbetulkan.

Semasa projek sedang berjalan, amat jarang berlaku semuanya mengikut pelan yang dirancang. Kebanyakkan kerja pengurusan projek adalah mengenal pasti sebarang permasalahan yang berlaku, kena pasti puncanya dan semak pelan sedia ada semula untuk mengurangkan kesan masalah tersebut. Aktiviti pelan mesti menyediakan cara untuk menilai punca-punca kepada tidak mencapai sasaran yang dikehendaki dan panduan bagaimana pelan boleh diubah untuk memastikan projek tersebut kembali ke sasarannya semula.

4.6 Work Breakdown Structure - WBS (Struktur Pecahan Kerja)

WBS terhasil dari pemecahan kerja kepada elemen kerja yang lebih kecil, dengan ini memberikan banyak kemungkinan setiap aktiviti besar dan kecil akan diambil kira. WBS melibatkan proses mengenal pasti tugas utama yang perlu disiapkan dan seterusnya memecahkan tugas tersebut kepada set yang lebih rendah. Dalam perancang sebuah projek, pengurus projek mesti menstrukturkan kerja kepada elemen-elemen kecil untuk: mudah diurus, tersendiri, padu dan boleh dinilai.

WBS bermula apabila ‘statement of work’ (SOW) ditakrifkan sepenuhnya. Mesti terdapat persetujuan diantara SOW dan WBS.

WBS di struktur secara bertingkat-tingkat mengikut pecahan dan cara kerja itu akan dilaksanakan. Ia membayangkan bagaimana caranya kos dan data projek akan di ringkaskan dan dimana laporan tersebut perlu dibuat. WBS adalah alat komunikasi, yang menyediakan informasi kepada berbagai tahap pihak pengurusan. WBS boleh menyediakan menyediakan asas bagi tanggungjawab matrik, jadual kerja, kos, analisis risiko, struktur organisasi, koordinasi terhadap objektif dan kawalan.

WBS disusun secara bertingkat seperti gambar di bawah yang mempunyai tiga level.

4.6.1 Step for Designing and Using the WBS (Langkah untuk mereka dan menggunakan WBS)

Menggunakan maklumat dari pelan aksi, senaraikan huraian tugas pada tahap beriringan yang lebih halus dan mendalam. Teruskan sehingga tugas yang bermakna atau pakej-pakej kerja telah dikenal pasti dan setiap tugas boleh dibuat perancangan, budget, jadual, memantau dan kawalan secara berasingan (individu). Untuk setiap pakej kerja, kenal pasti data yang relevan untuk WBS seperti pembekal, jangkamasa, peralatan, kelengkapan, spesifikasi khas dll. Senaraikan tanggungjawap perseorangan dan organisasi setiap tugas. Adalah amat membantu apabila membina carta yang terperinci menunjukkan siapa yang bertanggungjawap ke atas apa.

Semua pakej kerja informasi perlu diulas oleh individu atau organisasi yang bertanggungjawap membuat kerja tersebut atau memberi bantuan sokongan terhadap kerja tersebut untuk memastikan ketepatan WBS. Keperluan sumber, jadual dan hubungan sub tugas boleh membentuk WBS yang lebih tinggi levelnya, dan meneruskannya pada setiap peringkat yang ada. Pada level teratas sekali, akan ada ringkasan projek, budget dan anggaran berapa lama masa diperlukan untuk setiap elemen kerja.

Semasa projek sedang berjalan, pengurus projek boleh melakukan pemeriksaan secara berterusan mengenai sumber yang digunakan, elemen kerja, pakej kerja, tugas dan sebagainya.

Jadual projek mungkin tertakluk kepada perbandingan dengan projek budget. Kemajuan sebenar akan dibandingkan dengan kemajuan jadual pada elemen kerja, pakej, tugas dan projek yang siap, kenal pasti masalah dan membuat tindakan pembetulan.

Penggunaan WBS	Penerangan
Thought Process Tool (Alat Proses Pemikiran)	WBS berguna untuk membayangkan bagaimana tugas-tugas projek boleh ditkarifkan dan diurus dengan berkesan
Architectural Design Tool (Alat Rekabentuk SeniBina)	WBS adalah gambaran terhadap kerja projek dan ia memberikan gambaran bagaimana setiap kerja adalah berkait dengan kerja lain
Planning Tool (Alat Merancang)	WBS memberikan menerangkan secara terperinci kepada pasukan projek mengenai himpunan aktiviti yang mesti dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek. Contoh: aggaran usaha, masa berlaku, keperluan sumber, jadual pembinaan dsbnya
Project Status Reporting Tool (Alat Membuat Laporan Status Projek)	WBS digunakan sebagai struktur untuk membuat laporan status projek. Aktiviti projek meliputi dair semua aktiviti disetiap level. WBS menerangkan peristiwa milestone yang boleh dibuat laporan kepada pengurusan atasan dan juga pelanggan

4.7 Risk Management Plan (Pelan Pengurusan Risiko)

Adalah amat berguna untuk menilai risiko utama yang akan dihadapi oleh projek sebelum kerja sebenar bermula. Risiko projek dikenal pasti semasa proses pemilihan projek. Ini lebih fokus kepada kesan pasaran terhadap produk/proses baru, potensi kebolehlaksanaan pembaruan dan sebagainya.

Pelan pengurusan risiko mesti bermula pada peringkat pemilihan lagi agar risiko masa hadapan boleh dikenal pasti dan diperluaskan termasuk risiko teknologi dalam proses/produk, jadual projek, sumber dan risiko lain.

Pada sesetengah organisasi, hasil dari proses perancangan projek adalah menubuhkan kumpulan Pelan Pengurusan Risiko Projek. Kumpulan Pengurusan Risiko akan membina Pelan Pengurusan Risiko yang termasukcadangan metodologi untuk menguruskan risiko yang telah dikenal pasti, budget kumpulan, jadual, kriteria untuk menguruskan risiko dan keperluan laporan.

GLOSSARY (daftar kata)

Action Plan – Pelan yang menakrifkan senarai aktiviti yang perlu dilaksanakan dan arahan yamg perlu dibuat.

WBS – Adalah struktur yang menunjukkan pecahan kerja kepada elemen kerja yang lebih kecil yang boleh diurus, tersendiri, berhubung kait dan boleh dinilai.