Projek menterjemah dimulai 29/5/2006. Ianya merupakan ringkasan dari modul OUM + Nota dari laman web saya. Tujuan utama adalah untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

 

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya meletakkan nota ini dalam kategori

DONATION WARE

Iaitu sumbangan dari pembaca amatlah dialu-alukan.

 

Sumbangan boleh dilakukan melalui akaun bank di atas nama saya: Rozaimy Baharuddin

1)   Maybank       114253224132

    2) RHB               2-14099-00004030

 

Sekiranya sumbangan wang ringgit tidak dapat disumbangkan. Cukuplah sekadar email saya di sumbangan@gmail.com apabila saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan. Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

 

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bab7   Project Scheduling (Penjadualan Projek)

 

Pendahuluan

Senarai ialah satu jadual waktu bagi pelan dan dengan demikian tidak dapat dibuat sehingga pelan telah dibangunkan. Penjadualan pembangunan terhadap sistem maklumat merupakan proses yang mencabar. Hasil dari penjadualan adalah pelan dalam bentuk diagram rangkaian (network diagram) yang mengambarkan secara grafikal aktiviti secara berasingan untuk memenuhi skop kerja projek. Apabila teknik perancangan rangkaian digunakan, fungsi penjadualan bergantung kepada perancangan fungsian.

 

 

7.1 Background (Latarbelakang)                          

 

Salah satu ciri-ciri utama yang membezakan pengurusan projek dari pengurusan umum (general) adalah perhatian yang lebih kepada penjadualan.

 

Jadual merupakan penukaran pelan tindakan projek kepada jadual waktu operasi

 

Ia menyediakn asas kepada pemerhatian dan kawalan aktiviti projke dan mengambil kira pelan dan budget, ia mungkin merupakan alat utama untuk pengurusan projek. Dalam projek alam sekitar, fungsi penjadualan adalah lebih penting daripada operasi yang berterusan kerana projek yang mengalami masak kekurangan kelancaran dari hari ke sehari di dalam operasinya dan selalunya lebih komplek untuk diselaraskan.  Malah, penjadualan projek adalah sangat penting yang mana pengguna memerlukan terperincian jadual tersebut sebagai satu spesifikasi keperluan.

 

Tidak semua aktiviti projek memerlukan jadual pada paras keteperincian yang sama. Malah mungkin terdapat beberapa jadual. Jadual-jadual ini selalunya berdasarkan kepada pelan tindakan yang lalu dan/atau struktur pecahan kerja (work breakdown structures –WBS) dan menjadi satu tabiat yang baik untuk mencipta jadual untuk setiap tugas utama pada setiap paras di dalam WBS yang mencakupi pakej kerja. Adalah amat jarang sekali untuk menyenaraikan semua pakej kerja. Fokus lebih tertumpu kepada skop kerja yang perlu diawasi untuk menjaga kawalan keseluruhan ke atas projek.

 

Pendekatan asas untuk semua teknik penjadualan adalah dengan melakukan aktiviti-aktiviti rangkaian dan perhubungan diantara acara yang mana dijelaskan dalam perhubungan grafikal diantara tugas yang ada di dalam projek. Tugas mesti mendahului atau mengikuti tugas lain dengan jelasnya, dalam masa ditetapkan dan juga fungsiannya. Rangkaian seperti ini merupakan alat yang paling terpengaruh untuk perancangan dan membuat kawalan terhadap projek dan mempunyai manfaat seperti di bawah:

 

 

7.1.1 Activity Duration Estimates (Anggaran Jangkamasa Aktiviti)

 

Pendekatan yang biasa digunakan untuk penjadualan projek adalah menggunakan teknik rangkaian seperti PERT dan CPM. Dua kaedah ini hampir serupa dan seringkali digabungkan untuk persembahan mengenai pendidikan. Pada asalnya, PERT hanya digunakan untuk elemen masa untuk sesuatu projek dan digunakan untuk membuat anggaran masa untuk menentukan keberangkalian projek dapat disiapkan pada tarikh yang telah ditetapkan. Manakala CPM pula digunakan untuk menentukan masa anggaran aktiviti dan dibina untuk mengawal masa dan kos dalam aspek sesuatu projek terutama mengenai masa/kos ‘trade-off’.

 

Sebelum mengetahui dengan lebih terperinci mengenai PERT atau CPM, kita mulakan dengan mengetahui akitiviti-aktiviti anggaran jangkamasa (duration). Langkah pertama untuk membina jadual projek adalah dengan mengetahui berapa lama masa yang diambil untuk setiap aktiviti, bermula dari permulaan aktiviti tersebut sehingga aktiviti tersebut tamat. Anggaran jangkamasa untuk setiap aktiviti mestilah masa keseluruhan iaitu masa untuk menyiapkan kerja tersebut dicampur dengan masa menunggu yang berkaitan dengan kerja tersebut.

 

Aktiviti-aktiviti anggaran jangkamasa selalunya ditunjukkan oleh sebelah bawah kanan kotak aktiviti di dalam format kotak diagram rangkaian. (rujuk gambar disebelah)

 

Gambar di bawah  menunjukkan anak panak aktiviti di dalam format anak panah

 

 

Aktiviti-aktiviti anggaran jangkamasa mesti berdasarkan kepada kuantiti sumber yang dijangka akan digunakan di dalam aktiviti tersebut. Anggaran perlulah agresif tetapi mestilah realistik. Ia tidak sepatutnya memasukkan terlalu banyak masa mengenai perkara yang mungkin menyebabkan aktiviti-aktiviti terbantut. Pada waktu yang sama tidak terlalu optimistik.

 

 

7.1.2 Project Start and Finish Time (Projek Bermula dan Masa Tamat)

 

Dalam usaha menentukan asas mana yang perlu perlu diambil kira dalam membuat jadual menggunakan anggaran masas untuk melakukan aktiviti, Adalah perlu untuk menganggarkan masa mula dan masa yang perlu digunakan untuk menyiapkan keseluruhan projek. Dua masa ini (atau tarikh) menentukan keseluruhan masa yang mana projek mesti disiapkan.

 

Masa penyelesaian sesuatu projek adalah biasa menjadi sebahagian daripada objektif  dan tercatat di dalam kontrak. Pada kes tertentu, anggaran masa mula dan jumlah masa yang diperlukan untuk disiapkan akan dinyatakan. Contoh: Projek hanya bermula sebelum 1 June dan mesti disiapkan pada 30 September. Pada setengah kes pula, pelanggan akan menentukan bila projek itu perlu disiapkan.

 

Kontrak tersebut walau bagaimanapun mungkin tidak akan dilaksanakan mengikut masa yang ditetapkan sehingga pelanggan meluluskan kontrak tersebut. Dalam kes seperti ini, kontrak mungkin menyatakan “Projek akan siap dalam masa 90 hari selepas kontrak ditanda tangani”.

 

 

(a)    Developing The Schedule (Membina Jadual)

Untuk membina jadual yang awal, kita perlu tentukan berapa lama projek akan mengambil masa dengan satu juruanalisis kepada kerja yang ditugaskan. Dalam kes ini,  aktiviti-aktiviti dilaksanakan secara berturut kita akan melihat jadual yang dibuat seperti di bawah. Jadual 1 di bawah menunjukkan masa berlalu untuk projek tersebut adalah masa keseluruhan akitiviti iaitu 33 hari. 

Jadual 1: untuk seorang dalam pasukan

 

Namun, pelanggan memerlukan masa yang lebih pendek. Maka kita perlu mengkaji semula rangkaian kerja yang dibuat sebelum ini dengan melaksanakan aktiviti secara selari. Maka jadual yang terhasil dari aktiviti selari(serentak) adalah seperti di bawah. Ini dapat dilaksanakan apabila kita mempunyai dua juruanalisa. Di mana satu juruanalisa menjalankan temuduga dan seorang lagi menjalankan kajian terhadap sistem lain. Begitu juga untuk kajian terhadap pakej dan perkakasan dapat dilakukan serentak dengan adanya dua juruanalisa. Masa kesuruhan aktiviti projek hanya memerlukan 21 hari.

 

Jadual 2: untuk dua orang dalam pasukan melaksanakan aktiviti selari

 

Dari jadual 2 di atas, kita dapati:

·        Menjalankan aktiviti temuduga boleh dilaksanakan serentak dengan membuat kajian terhadap sistem lain (investigate other systems)

·        Analisis keperluan boleh dilakukan serentak dengan kajian terhadap pakej dan perkakasan

 

 

Merujuk rajah di bawah, sekiranya kita mempunyai 3 juruanalisa dan 2 darinya terlibat dalam menjalankan temuduga, maka masa temuduga dapat dipendekkan dari 8 hari kepada 4 hari. Pada masa yang sama, juruanalisa yang seorang lagi boleh melakukan tugas membuat kajian terhadapa sistem lain. Oleh kerana terdapat tiga juruanalisa, maka tugas seterusnya seperti menganalisa keperluan, kajian pakej dan perkakasan dapat dilakukan serentak dalam masa yang sama. Maka masa yang berlalu untuk semua aktiviti (dari mula hingga tamat) adalah 17 hari sahaja.

 

Jadual 3:  untuk 3 orang dalam pasukan

 

Walaupun kajian kebolehlaksanaan merupakan satu contoh mudah, ia mampu mengambarkan pendekatan ini  boleh digunakan tanpa mengira berapa saiz projek tersebut.  Jadual di buat pada awalnya dan kemudian akan dilakukan pengubahsuaian dan diperbaiki sehingga pengurus projek pasti jadual tersebut adalah realistik dan menyediakan keseimbangan yang berpatutan diantara penggunaan sumber yang efektif dan pencapaian yang boleh diterima pada tarikh akhir projek tersebut. Walau bagaimanapun, terdapat banyak faktor yang perlu dititikberatkan dalam membina jadual projek.

 

 

(b)   Scheduling Considerations (Pertimbangan Penjadualan)

Mengandaikan setiap tugas yang ada di dalam jadual boleh dibahagikan (dipecahkan) dan boleh dikongsikan kegiatan antara dua orang, setiap pihak akan menjalankan separuh daripada kerja tersebut. Secara matematik, tidak ada satu pun anggapan seperti ini dianggap betul apabila dilakukan secara praktikal. Sekiranya kita mengambil aktiviti mengorek lubang, kaedah pecahan tadi adalah benar kerana kita boleh memecahkan tugas tersebut sebanyak mana orang  yang kita ada, halangan cuma berapa saiz lubang tersebut dan sama ada semua orang boleh masuk sekali di dalam lubang tanpa berlaku perlanggaran penyodok. Tugas di dalam Projek IS (information System) adalah lebih komplek dan banyak pertimbangan yang berbeza perlu diterapkan.

 

Andaikan kita perlu menjalankan aktiviti untuk menganalisis dan menghasilkan laporan perbandingan terhadap lapan pangkalan data yang berbeza. Untuk melakukan ini, juruanalisa akan:

 

·        Kajian mengenai latar belakang bahan (material) dan memutuskan apakah ukuran-ukuran penilaian yang akan digunakan.

·        Membaca mengenai teknikal untuk setiap lapan pengkalan data dan catatkan bagaimana setiap darinya memainkan peranan di dalam kriteria penilaian

·        Letakkan semua keputusan penilaian bersebelahan di atas meja dan bandingkan

·        Tulis laporan dokumen mengenai apa yang diperolehi

 

Jika kita pecahkan kerja kepada dua juruanalisa, kita dapati tidak semua sub tugas boleh dipecahkan kepada dua secara sama rata. Kedua-dua juruanalisa mesti mengkaji latar belakang bahan yang sama dan ini berkemungkinan akan mengambil masa yang lama untuk mencipta kriteria penilaian kerana tidak dapat dielakkan untuk melakukan perbincangan atau hujah mengenainya. Setiap juruanalisa boleh menilai empat pangkalan data, maka sub tugas boleh dipecahkan. Tetapi dokumentasi terhadap penilaian melibatkan perbincangan dan malah kelewatan boleh berlaku apabila terpaksa menunggu pihak lain menyiapkan penilaian mereka. Akhirnya laporan tersebut akan dikongsi dan akan terdapat kerja tambahan yang perlu dilakukan untuk memastikan format (gaya) dalam membuat laporan adalah sama. Maka jika ini menjadi kesnya, kita mesti menganggarkan seorang juruanalisa mengambil 6 hari untuk melaksanakan tugas mereka, bila ada dua juruanalisa tugas boleh diselesaikan dalam masa empat hari. Bila terdapat empat juruanalisa, tugas boleh diselesaikan dalam masa ???? agak sendiri le.

 

Sebagai tambahan, terdapat hal yang penting di dalam sesuatu projek seperti pembangungan sistem maklumat yang melibatkan kerumitan yang boleh dipertimbangkan. Setiap ahli dari kumpulan tersebut perlu berkomunikasi antara mereka untuk berkongsi maklumat dan menyelaraskan usaha mereka. Saiz atau banyaknya komunikasi antara mereka bergantung kepada bilangan ahli dalam kumpulan tersebut. Semakin besar ahli kumpulan maka semakin banyak komunikasi perlu dilakukan. Jika seorang memerlukan sejam seminggu untuk berkomunikasi dengan setiap ahli kumpulan, maka apabila kumpulan tersebut dianggotai oleh dua orang, sejam akan digunakan untuk berkomunikasi setiap seorang dalam tempoh seminggu. Untuk kumpulan yang mempunyai lapan ahli, akan memerlukan lebih dari sehari dalam seminggu untuk setiap orang untuk berkomunikasi di dalam semua ahli kumpulannya.

 

Terdapat juga persoalan tentang garis lengkungan pembelajaran yang perlu dipertimbangkan. Walau bagaimanapun, seseorang yang biasa dengan persekitaran perniagaan dan teknikal, terdapat ciri-ciri unik untuk setiap projek yang perlu berasimilasi (menyamakan) oleh setiap orang yang terlibat di dalam projek tersebut. Oleh itu, setiap orang perlu memanjat garis lengkungan pembelajaran (kena belajar) sebelum mereka benar-benar efektif dan semakin ramai orang dalam kumpulan tersebut, makin banyak yang perlu dipelajari.

 

Kesimpulannya, kita tidak boleh sewenang-wenangnya membina jadual aktiviti hanya dengan n hari usaha dan bahagikannya kepada dua orang dengan melakukan kiraaan masa n/2. Maka perlu berhati-hati apabila menggunakan pakej perisian perancangan projek kerana kebanyakkan dari perisian tersebut dengan mudah membahagikan tugas dan masa hanya dengan membahagikannya dengan jumlah ahli yang terlibat dalam projek tersebut. Oleh kerumitan yang ada pada perisian yang dibuat perlu diambil kira.

 

Isu lain yang perlu dipertimbangkan adalah sama ada aktiviti yang telah kita kenal pasti di dalam produk kita atau pecahan struktur kerja (wbs) perlu dimasukkan di dalam jadual. Di dalam kebolehlaksanaan kita, kita mesti menganggap penilaian pakej dan perkakasan boleh bermula sebaik sahaja analisa berjaya diselesaikan (apabila mereka selesai menjalankan temuduga dan menganalisa sistem lain). Berkemungkinan kita perlu menulis mengenai maklumat untuk pakej-pakej dan perkakasan, dan kita mungkin tidak akan menerima semua maklum balasa semasa kita mula melakukan penilaian. Kebanyakkan projek, terdapat masa yang telah mati untuk pasukan projek semasa pengguna membuat ulasan dan komen terhadap berbagai produk. Melainkan kita membenarkan perkara ini, senarai (jadual) yang kita buat  akan menjadi sangat ketat dan tidak membenarkan margin untuk bertolak ansur terhadap sedikit kelewatan .

 

Terdapat juga persoalan tentang ketersediaan sumber. Kajian kebolehlaksanaan projek yang kita buat agak pendek – dua hingga enam minggu – dan kita perlu jangkakan terdapat daripada kakitangan kita yang akan bercuti, menghadiri kursus dan cuti sakit. Semua ini perlu diambil kira dalam membuat pelan projek. Dalam membina pelan keseluruhan projek, adalah perlu untuk kita mengandaikan ketersediaan sumber tidak 100%.

 

 

(c)    Project Milestones (Projek Milestones)

Jadual harus dikeluarkan untuk menunjukkan jujukan aktiviti yang mana kita perlu jalankan untuk memastikan projek tersebut siap. Penyelesaian projek merupakan tanda yang penting dalam Milestone – pada titik mana keluaran tersebut diterima pelanggan atau pada masa mana akan pelanggan akan menandatangani invois pembayaran. Walau bagaimanapun, kita berkemungkinan perlu memastikan milestones lain sepanjang masa projek, kerana:

·        Untuk menyediakan titik kawalan yang berguna pada masa mana kita boleh menilai kemajuan dan menyelaraskan perancangan kita untuk tugas lain di dalam projek apabila ianya diperlukan

·        Boleh menggunakan proses ilustrasi (gambaran)  kepada pelanggan

·        Mungkin boleh melakukan ‘sign-off’ sederhana (pertengahan) atau pembayaran berperingkat yang dikaitkan dengan pencapaian pada milestone tertentu.

 

Milestone perlu dipilih dengan teliti. Jika terlalu banyak milestone, ianya akan menjadi kurang bermakna atau hilang kepentingannya. Kalau terlalu sedikit milestone, maka kita akan kehilangan kawalan. Biasanya, lebih baik untuk memastikan milestone bersamaan dengan apa yang dapat dihantar, contoh: apabila siap mengikut spesifikasi atau diakhir ujian penerimaan. Contoh kajian kebolehlaksanaan projek barangkali terlalu kecil untuk menjamin milestone tetapi ini hanya untuk menjelaskan pendekatan yang digunakan. Dalam Jadual 4 di bawah menunjukkan 3 milestone. Iaitu milestone untuk:

 

a)      Pencarian fakta,

b)      kesimpulan penilaian pakej dan perkakasan

c)      Menghantar laporan akhir

 

Jadual 4: Bar chart menunjukkan projek milestone

 

(d)   Showing ‘Overhead’ Tasks On Schedules (Menunjukkan Tugas Yang ‘Overhead’ di dalam Jadual)

 

Tugas yang kami telah kami tunjukkan adalah jadual berpatutan diskret, itu pun jika ia mempunyai tarikh mula dan tarikh  tamat yang telah ditakrifkan, maka kita mudah untuk memodelkannya. Tetapi bagaimana kita menunjukkan tugas ‘overhead’ seperti pengurusan projek, kerja-kerja pentadbiran untuk menyiapkan timesheets dan mesyuarat biasa pasukan? Kita boleh cuba memodelkan setiap mesyuarat secara berasingan dan tunjukkan tugas kecil pada setiap petang Jumaat untuk melakukan mesyuarat untuk membuat timesheet, tetapi jadual akan menjadi sesak. Idea yang lebih baik adalah dengan tentukan purata masa yang akan gunakan untuk setiap aktiviti dalam seminggu dan kemudian selerakkan usaha di sepanjang masa projek dengan satu bar berterusan seperti ditunjukkan dalam jadual 5 di bawah iaitu dengan menunjukkan kajian kebolehlaksanaan sebagai satu garis bar tambahan untuk projek pengurusan

Jadual 5: Carta Bar menunjukkan pengurusan projek sebagai akitiviti yang berterusan sepanjang projek berjalan.

 

 

 

Ringkasan

 

Adalah amat penting untuk bezakan diantara usaha  ke atas projek dan masa berlalu yang diperlukan. Jadual(senarai) dibangunkan sebahagian daripada rangkaian dengan cuba berbagai kombinasi sumber sehingga memperolehi keseimbangan yang memuaskan dicapai diantara sumber-sumber penggunaan secara berkesan dan menjimatkan dan berjaya menamatkan projek pada tarikh ditetapkan.

 

 

Glosari

 

Projek Milestones -  Jadual mesti dihasilkan untuk menunjukkan jujukan aktiviti yang mana perlu dibuat dalam usaha menyiapkan sesuatu projek.