Projek menterjemah dimulai 29/5/2006. Ianya merupakan ringkasan dari modul OUM + Nota dari laman web saya. Tujuan utama adalah untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

 

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya meletakkan nota ini dalam kategori

DONATION WARE

Iaitu sumbangan dari pembaca amatlah dialu-alukan.

 

Sumbangan boleh dilakukan melalui akaun bank di atas nama saya: Rozaimy Baharuddin

1)   Maybank       114253224132

    2) RHB               2-14099-00004030

 

Sekiranya sumbangan wang ringgit tidak dapat disumbangkan. Cukuplah sekadar email saya di sumbangan@gmail.com apabila saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan. Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

 

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bab 8   Resource Management And Project Directing (Pengurusan Sumber dan Mengarah Projek)

 

 

Pengenalan

 

Definasi untuk pemberian sumber adalah  “pemberian sumber fizikal untuk aktiviti yang berbeza”.

 

Sumber boleh terdiri daripada item(benda) atau orang yang diperlukan untuk menjalankan projek. Sumber terdiri daripada tujuk kategori iaitu:

 

 

Peruntukan sumber akan dilaksanakan semasa aktiviti membuat jadual, penjadualan sumber dan penjadualan kos.

 

 

8.1 Creating Critical Path (Penciptaan Laluan Kritikal)

 

Jika terdapat sebarang kelewatan semasa akitiviti laluan kritikal, ia juga akan menyebbakan projek lambat disiapkan. Bilangan jumlah penangguhan bergantung kepada penangguhan aktiviti laluan kritikal. Pengurus dapat menentukan tarikh awal dalam menyiapkan projek itu dengan mengenal pasti dan analisis laluan kritikal. Laluan kritikal yang baru boleh muncul akibat penjadualan sumber. Apabila berlaku kelewatan pada permulaan aktiviti disebabkan sumber yang terhad, ia akan menyebabkan aktiviti itu menjadi penting. Ianya menjadi lebih teruk jika semua sumber telah digunakan ketahap maksima. Seterusnya, ini akan menyebabkan sumber yang diperlukan untuk aktiviti seterusnya akan lambat diterima. Sekiranya terdapat aktiviti sumber yang saling berkait, kerumitan akan berlaku (terutama pada projek-projek besar). Sebagai contoh: jika aktiviti yang kebelakangan sudah pun pada tahap kritikal jika dibandingkan dengan permulaan akitiviti, peningkatan kritikal boleh berlaku apabila terdapat aktiviti yang menggunakan sumber yang saling berkait.

 

 

 

8.2 Factors That Affect Human Factor Allocation (Faktor Yang Mempengaruhi Peruntukan Faktor Manusia)

 

Terdapat enam faktor yang memberi kesan kepada faktor pemberian manusia:

 

Faktor

Penerangan

Availability (Tersedia)

Pengurus projek mesti senantiasa sedar terhadap ketersediaan individu yang dipertanggungjawabkan kepada tugas-tugas tertentu

Resource Working Duration

(Jangka Masa Sumber Kerja)

Jangkamasa Aktiviti

 


Peratusan Sumber Tersedia

Criticality

(Tahap Kritikal)

Apabila banyak pekerja berpengalaman diletakkan untuk aktiviti yang mempunyai laluan kritikal, ini akan menjadikan jangka masa projek menjadi singkat atau boleh mengurangkan risiko

Risk

(Risiko)

Dalam menguntukkan kakitangan, faktor mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang boleh mendatangkan risiko besar dan mengetajhui faktor yang mempengaruho mereka mesti diambil kira. Kakitangan berpengalaman selalunya lebih mahal. Tetapi ia mempunyai kesan yang besar dalam mengurang masalah tidak pasti pada keseluruhan projek apabila meletakkan kakitangan seperti ini pada aktiviti-aktiviti yang berisiko tinggi

Training

(Latihan)

Organisasi boleh memperolehi banyak manfaat jika kakitangan baru diberi peluang untuk menjalani latihan untuk membina kemahiran mereka

Team Building

(Kerja Berpasukan)

Pemilihan individu untuk menganggotai pasukan projek mesti mengambil kira kepaduan, kerja sama dan pengalaman individu tersebut

 

 

8.3 Identifying Resource Requirements and Scheduling Resources (Mengenal Pasti Keperluan Sumber dan Penjadualan Sumber)

 

Pelan peruntukan sumber mestilah menyeluruh dalam menyenaraikan aktiviti yang memerlukan sumber. Senarai keperluan sumber nanti akan dilaksanakan ke atas pelan aktiviti dalam usaha untuk pengagihan sumber di seluruh projek tersebut. Pelan aktiviti akan diwakilkan dalam bentuk carta bar. Dari situ, histogram sumber akan dibangunkan untuk setiap sumber dan untuk setiap hari terhadap projek dsbnya.

 

Kepentingan setiap aktiviti mesti ditentukan untuk memastikan pengagihan sumber dilakukan dengan berpatutan. Ini merupakan aktiviti laluan kritikal yang sangat penting dan aktiviti-aktiviti yang berkecenderungan mempengaruhi aktiviti lain.

 

Dua cara untuk menentukan keutamaan adalah: jumlah keutamaan pelampung (float) dan  urutan senarai keutamaan. Jumlah keutamaan pelampung (total float priority) kuatir terhadap pesanan pelampung, yang mana jumlah pelampung yang kecil mempunyai keutamaan yang tinggi. Bagi keutamaan turutan senarai, tumpuan aktiviti berlaku pada waktu yang sama, dimana turutan akan dilakukan berdasarkan kriteria yang mudah.

 

 

8.3.1 Resource Loading (Pemuatan Sumber)

 

Resource Loading (Pemuatan Sumber) menerangkan jumlah sumber yang diperlukan oleh individu dalam masa yang spesifik mengikut jadual yang ada. Keperluan untuk jenis sumber dengan mudah disenaraikan mengikut fungsian pada masa itu.

 

Pemuatan  Sumber memberikan kefahaman umum tentang permintaan satu projek atau set projek akan menjadikan sumber tersebut kukuh.

·        Apabila keperluan sumber melebihi sumber yang ada, ia dikenali sebagai resource overload (sumber berlebihan). Kelewatan pada sebahagian aktiviti akan menyebabkan kelewatan untuk menyiapkan projek. (Ini maksudnya, tak cukup sumber, maka kelewatan pasti berlaku)

·        Apaila keperluan sumber rendah daripada sumber yang ada, ia dikenali sebagai  resource underload (sumber dibawah paras)

 

 

 

8.3.2 Resource Leveling (Pendataran Sumber)

 

Ini adalah proses menukar aktiviti-aktiviti yang boleh mengakibatkan pemuatan sumber (resource loading) diperbaiki. Tujuan Pendataran Sumber adalah untuk mengimbangi sebarang sumber berlebihan (overload resource) dan mewujudkan lebih pengagihan seimbang bagi penggunaan sumber. Kesannya terhadap pengurusan dan implikasi kos. Ini boleh dilihat pada pendataran (leveling) yang berkaitan dengan kos dan pendataran pekerjaan semasa projek atau tugas.

 

 

8.4 Cost Schedules (Penjadualan Kos)

 

Penjadualan kos bertujuan untuk mengambarkan kos mingguan atau bulanan sepanjang projek berjalan dalam usaha memantau progres projek. Penjadualan kos boleh dikategori kepada kos kakitangan, perbelanjaan yang diperlukan dan bayaran penggunaan.

·        Kos kakitangan – temasuk gaji kakitangan dan elaun lain yang dibenarkan

·        Perbelanjaan yang diperlukan (overheads) – sewa ruang dsbnya

·        Bayaran penggunaan – sumber yang diguna seperti masa komputer

 

Penjadualan kos menerima input daripada pelan aktiviti dan penialaian risiko dalam usaha menghasilkan  anggaran kos yang tepat.

 

Objektif daripada penjadualan yang berturut adalah untuk mewakili pelan aktiviti yang ideal kepada penjadualan kos. Ini memerlukan pelan aktiviti selalu dikaji/diubah semula (akan mengubah penialaian risiko bila dilakukan). Sebarang pertukaran perlu dengan berhati-hati kerana sebarang perubahan akan mengubah pengagihan sumber. Untuk memastikan kejayaan terhadap penjadualan projek bergantung sepenuhnya kepada kemahiran dan pengalaman pengurus projek.

 

 

Ringkasan

 

Pengagihan sumber perlu dilakukan secara jitu yang boleh. Ini dilakukan untuk memastikan projek boleh disiapkan pada masa yang ditetapkan dan mengelak dari berlakunya sebarang peristiwa yang tidak diingini. Kebanyakkan pengurus akan menghadapi situasi tegang sepanjang perjalanan projek. Kebolehan untuk mengagihkan sumber secara baik dapat membantu pengurus mengawal keadaan secara bijak sana.

 

 

Glosari

 

Critical Path (Laluan Kritikal) – Laluan aktiviti yang perlu pembangun ikut terhadap pekerjaan demi untuk mengikut jadual yang disediakan.

 

Resource Loading (Pemuatan Sumber) - menerangkan jumlah sumber yang diperlukan oleh individu dalam masa yang spesifik mengikut jadual yang ada

 

Resource Leveling (Pendataran Sumber) - ini adalah proses menukar aktiviti-aktiviti yang boleh mengakibatkan pemuatan sumber (resource loading) diperbaiki.

 

Scheduling Sequence – untuk mewakili pelan aktiviti yang ideal kepada penjadualan kos