Projek menterjemah dimulai 29/5/2006. Ianya merupakan ringkasan dari modul OUM + Nota dari laman web saya. Tujuan utama adalah untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya meletakkan nota ini dalam kategori

DONATION WARE

Iaitu sumbangan dari pembaca amatlah dialu-alukan.

Sumbangan boleh dilakukan melalui akaun bank di atas nama saya: Rozaimy Baharuddin

1) Maybank 114253224132

2) RHB 2-14099-00004030

Sekiranya sumbangan wang ringgit tidak dapat disumbangkan. Cukuplah sekadar email saya di sumbangan@gmail.com apabila saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan. Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

Bab 13 Project Termination (Projek Tamat)

13.1 Keeping Track of the Progress

Dalam kebanyakkan situasi, terutama semasa pembangunan perisian, terkeluar dari jadual yang ditetapkan adalah perkara biasa. Situasi yang tidak diingini boleh menyebabkan kos projek meningkat, tahap tekanan pasukan projek meningkat, tekanan berterusan daripada pelanggan and paling teruk jika kontrak tidak dapat dipenuhi. Rajah di bawah menunjukkan tugas, dari mula sehingga tamat dari pandangan pengurus projek.

Tugas terakhir di dalam projek memerlukan penuh perhatian daripada pengurus projek.

Fakta menjadi menjadi bukti apabila pasukan projek dan pengurus projek menyedari mereka tidak bersedia untuk menyiapkan projek mengikut jadual. Sekarang pengurus projek akan melihat cara yang boleh mempercepatkan proses untuk menyiap projek dalam yang ditentukan. Ini selalu bermakna penambahan masa, malam dan hari minggu. Pasukan projek perlu bersedia berkerja keras pada hari-hari terakhir pelaksanaan projek jika projek terkeluar dari jadual walaupun hanya sekadar lewat beberapa hari.

13.2 Project Closedown (Penutupan Projek)

Projek dikata siap apabila matlamat projek berjaya dicapai. Matlamat mungkin berubah beberapa kali dalam membuat projek tersebut, tetapi jika pasukan berjaya mengurus dan mendokumentasi projek dengan jayanya, ianya akan siap juga kecuali projek tersebut dibatalkan. Semua tugas yang diserahkan kepada ahli pasukan projek akan ditarik balik kerana tugas telah diselesaikan. Ahli pasukan mungkin akan ditugaskan untuk projek lain atau kembali kepada tugas asal mereka.

13.2.1 Preparing for Project Closedown (Persediaan Penutupan Projek)

Projek mungkin berakhir atas beberapa sebab termasuk:

· Pencapaian terakhir terhadap Objektif

· Perancangan awal yang teruk dan ramalan pasaran

· Cara alternatif telah dijumpai

· Pertukaran minat dan strategi syarikat

· Melebihi masa yang telah ditetapkan

· Melebihi kos budget

· Orang penting telah meninggalkan organisasi

· Dorongan hati peribadi terhadap pengurusan

· Masalah terlalu komplek untuk sumber yang ada

13.2.2 Checklist for Project Closedown (Senarai semak untuk Penutupan Projek)

Untuk menghapuskan kesalahfahaman, semua pasukan projek akan mendapat manfaat daripada senarai semak untuk penutupan projek. Untuk projek pembangunan perisian, senarai semak adalah ringkas tetapi disokong dengan terperinci oleh spesifik kontrak dan sokongan:

(a) Requisition with incomplete tasks (Tuntutan dengan tugas tidak sempurna) dihantar untuk penyeleasaian kukuh. Nilai dipersetujui dan kerja-kerja akan dilakukan untuk item yang tidak siap atau tidak mencapai kepuasan.

(b) Final requisition is issued for any incomplete or unsatisfactory (Tuntutan akhir dikeluarkan untuk sebarang kerja yang tidak siap atau tidak mencapai keputusan) sekarang telah siap. Perisian dan dokumentasi diserahkan pelanggan dan borang projek siap ditandatangani.

13.2.3 The Final Report (Laporan Akhir)

Dokumentasi akhir untuk projek tidak semesti panjang lebar untuk semua kerja yang telah siap. Setelah pasukan projek siap mengumpul laporan kemajuan sepanjang projek berjalan, laporan akhir merupakan laporan akhir yang dikumpul dengan tambahan beberapa bahan-bahan. Himpunan semua laporan boleh digunakan sebagai laporan akhir untuk setiap fasa kerja dengan ditambah bahagian tertentu.

Kandungan laporan akhir

1. Kenyataan visi projek yang memperkenalkan projek

2. Cadangan projek mungkin boleh digunakan untuk pengurusan jualan untuk idea pelaksanaan teknikal atau maklumat sokongan yang ditujukan kepada pasukan

3. Skop Kenyataan

4. Kenyataan kerja

5. Jadual projek

6. WBS dan PND

7. Minit mesyuarat dari setiap ahli pasukan

8. Sebarang borang pemohonan perubahan projek yang telah diluluskan.

9. Laporan varian

10. Semua komunikasi yang berkaitan dengan penghantaran projek

11. Kos keseluruhan projek dan nilai untuk pelaksanaan dikira

12. Skop pengesahan persetujuan

13. Laporan audit post projek

13.3 Post-Closing Review (Penilaian Selepas Penutupan)

Untuk membaiki perancangan untuk kegunaan projek masa depan, adalah penting untuk kenal pasti apakah tindakan pasukan yang baik dan bagaimana untuk membaikinya. Untuk ini, dua jenis mesyuarat dicadangkan:

a) Penilaian Selepas Projek dengan pelanggan atau pengguna

b) Penilaian Dalaman Selepas Projek dengan pemegang saham dalaman

Perjumpaan Penilaian selepas penutupan selalunya diadakan ditempat pelanggan pada 30 sehingga 60 hari selepas projek siap. Adalah perkara biasa menghubungkan acara akhir atau siapnya milestone utama yang terakhir, seperti pemasangan, Ia mungkin berasaskan ukuran kejayaan dimasa dulu. Peserta boleh melibatkan pengurus projek dan ahli utama dari pasukan projek, pengurus program, pelanggan, anggota dari kakitangan pelanggan, dan pihak pengurusan atasan dari kedua-dua syarikat.

13.3.1 Post-Project Review with the Customer (Penilaian Selepas Projek dengan Pelanggan)

Project Goal (Sasaran Projek)	Nyatakan yang asal, setuju pada matlamat projek. Kemudian bincang perubahan di dalam matlamat dan alasan kepada perubahan, seperti skop makin luas, skop dikecilkan, pemilihan bahan yang berlainan
Major Milestones (Milestones Utama)	Meninjau kembali milestones utama dan tarikh dari pelan garis dasar. Terangkan atau meninjau kembali perubahan di dalam spesifikasi atau kenyataan kerja akibat dari perubahan milestones. Untuk setiap milestones utama, kenal pasti acara yang penting yang mempengaruhi perjalanan projek. Termasuk penghantaran yang dihantar pada waktunya, penghantaran lewat, dan bagaimana mengelakkan penghantaran lewat dimasa hadapan.
Assumptions Risks and Contingency Plans (Anggapan Risiko dan pelan kecemasan)	Ulang semula anggapan asal, risiko, dan pelan kecemasan. Meninjau kembali untuk ketetapan dan kebolehan disiapkan. Anggapan mana yang berada dalam sasaran? Anggapan mana yang tidak tepat atau tidak dikenal pasti? Berapa tepat penilaian risiko yang dibuat?
Variance Analysis: Schedule (Analisis Varian: Jadual)	Semua aktiviti projek dan tugas dengan varian jadual bermakna amat perlu di tinjau kembali untuk ketepatan dan kebolehan disiapkan proses penjadualan. Pasukan dan pemegang saham lain akan menentukan panjang masa untuk varian penting semasa perancangan dibuat. Ia mungkin memakan masa seminggu atau sebulan, bergantung kepada saiz dan jenis projek.
Variance Analysis: Costs (Analisis Varian: Kos)	Menilai semula semua tugas dengan varian penting di dalam kos. Bersama dengan alasannya. Adakah sesetengah kontraktor, pembekal, atau vendor meletakkan harga rendah dan kemudian memohon untuk melakukan pembetulan? Adakah skop projek dibenarkan untuk berkembang tanpa kawalan?
Customer Support	Apabila produk telah dipasang atau disediakan, adakah semua terma dan syarat dinyatakan di dalam perjanjian? Bagaimana pelanggan akan diberi bantuan apabila projek telah siap? Adakah bantuan pelanggan diperlukan selalu? Adakah pelanggan memerlukan barang ganti atau latihan? Adakah kontrak dibuat untuk memudahkan pelanggan? Adalah mesyuarat susulan dijadualkan pada masa yang sesuai?
Letters of Reference (Surat rujukan)	Sekarang projek telah berjaya disiapkan, ahli pasukan projek mempunyai peluang untuk memperolehi surat rujuakan dan testimoni daripada pelanggan

Penilaian Agenda Post Projek

13.3.2 Post-Project Review with the Team (Semakan Post-Projek dengan pasukan)

Semakan mesyuarat post-projek adalah mesyuarat yang mana pasukan projek dan pemegang saham (stakeholder) yang utama akan menilai keputusan yang terhasil. Mesyuarat membawa pasukan projek dan pemegang saham utama bersama-sama untuk kali terakhir, dimana setiap orang akan menilai keputusan projek dan dibandingkan dengan kriteria kejayaan. Mereka akan menilai apa yang mereka lakukan dengan baik maka mereka boleh melakukannya sekali lagi. Mereka akan menganalisa apa yang dibuat silap, bukan untuk menyalahkan sesiapa tetapi untuk memperbaiki pada perancangan dan penjadualan dimasa hadapan dan memberikan peningkatan manfaat kepada pelanggan. Iktibar, cadangan dan pengalaman kemudian akan digabungkan ke dalam dokumen sejarah projek yang boleh disimpan ditempat yang selamat dan digunakan oleh pasukan projek dimasa hadapan.

13.3.3 Cost-Benefit, Break-Even Analysis and Net Present Value

Untuk menentukan keuntungan dan pembayaran balik untuk projek, kumpulkan semua kos projek dan gunakan kaedah yang sama untuk memilih projek.

Untuk membaik perancangan projek, soalan-soalan di bawah perlu dijawap:

· Berapa tepat anggaran masa?

· Berapa tepat anggaran kos?

· Apa yang perlu diulang untuk projek yang sama dimasa hadapan?

· Apa yang patut di elakkan dimasa hadapan?

· Patutkah metodologi pengurusan projek diubah?

· Bolehkah kita mencadangkan pasukan projek sekarang dan di masa hadapan mengenai bahan, peralatan dan kaedah?