Projek menterjemah dimulai 16/8/2006. Ianya merupakan ringkasan dari modul OUM + Nota Tutor. Tujuan utama adalah untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

 

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya meletakkan nota ini dalam kategori

DONATION WARE

Iaitu sumbangan dari pembaca amatlah dialu-alukan.

 

Sumbangan boleh dilakukan melalui akaun bank di atas nama saya: Rozaimy Baharuddin

1)   Maybank       114253224132

    2) RHB               2-14099-00004030

 

Sekiranya sumbangan wang ringgit tidak dapat disumbangkan. Cukuplah sekadar email saya di sumbangan@gmail.com apabila saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan. Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

 

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bab 2  Kos & Manfaat Terhadap Rangkaian dan EC

2.0     Pengenalan

 

 

Internet, teknologi dan aplikasi yang berkaitan dengannya telah merubah cara bisnis beroperasi dan cara manusia bekerja, dan bagaimana system maklumat menyokong proses bisnis, membuat keputusan dan kelebihan bersaing. Oleh itu, banyak perniagaan sekarang mengunakan teknologi  Internet untuk proses bisnis berasaskan ‘Web-enable’ dan mencipta aplikasi EC yang inovatif.

 

Kejayaan di dalam persekitaran perniaggan yang dinamik masa kini bergantung sepenuhnya kepada pengunaan teknologi berasaskan Internet dan Sistem Maklumat berasaskan ‘Web-enabled’ untuk memenuhi pengguna, pembekal, dan rakan perniagaan lain di dalam pasaran global. Oleh itu, perubahan utama kepada rangkaian organisasi mesti berada di dalam kerangka koheren pelan rangkaian bisnis dan teknologi Internet. Ini sesungguhnya perlu diurus untuk menyokong keseluruhan perniagaan, IS dan rumusan strategi IT dan proses pelaksanaan.

 

 

 

Dengan kedatangan teknologi ini, termasuk EC, banyak perniagaan mula membuat perancangan (plan) dan menubuhkan penyelesaian strategi enterprise mereka. Kaedah pemilihan bisnes untuk mencipta strategi bergantung kepada tiga faktor penting:

 

  1. Bagaimana bisnis melihat diri mereka sendiri, apakah perancangan dan objektif mereka, dan bagaimana mereka menentukannya.
  2. Ancaman (peluang) persekitaran untuk pelan ini mencapai kejayaan
  3. Bagaimana bisnis melihat teknologi boleh menyumbang kepada ancaman (peluang), menyediakan peluang baru dan sumbangan untuk mencapai kejayaan melalui perancangan dan objektif mereka.

 

 

 

Faktor Satu

Anda akan pelajari:

·        Bagaimana bisnis menentukan apa yang mereka capai (contoh: visi) dan proses perancangan yang boleh mereka lakukan untuk menjadikan visi sebagai satu kenyataan.  

·        Rumusan proses strategi bisnis, perbezaan diantara stategi IS dan strategi IT, rumusan strategi IS, rumusan strategik IT dan pentingnya hubungan dan kebergantungan di antara mereka  

Faktor Kedua

Anda akan pelajari:

 

·        Senaraikan penggerak bisnis kontemporari (globalisasi, persaingan ,dll) yang merupakan ancaman dan peluang yang ada pada peniagaan masa kini.

·        Untuk menyelidik sebahagian tindak balas bisnis tipikal yang menjadi penggeraknya.

·        Idea yang menukar strategik bisnis organisasi dan cara yang mana menjadi rumusan kepada strategik.    

Faktor Ketiga

Anda akan pelajari:

·        Bagaimana pandangan orang mengenai bagaiman IT sepatutnya digunakan di dalam bisnis

·        Perancangan terhadap Sistem Maklumat dan sumbangannya kepada bisnis sepanjang 30 tahun.

 

 

2.1     Pendekatan Kontemporari untuk Perancangan Bisnis, IS dan Strategik

a)        Perancangan Peringkat Bisnis, IS dan IT

·        Perancangan IS adalan seharusnya disepadukan dengan merancang keseluruhan proses bisnis. Cara tradisional adalah dengan mewujudkan satu plan strategik bisnis dan ini diikuti oleh plan IS yang sejajar dengan pelan bisnis. Akhirnya pelan IT diwujudkan dengan matlamat untuk menyediakan asas infrastruktur untuk membolehkan pelan IS dilaksanakan

 

Strategic Business Plan             IS Plan                         IT Plan 

 

·        Adalah penting untuk merancang reka bentuk keseluruhan infrastruktur IT yang bersepadu. Aplikasi bisnis selalunya dibuat sesudah infrastruktur IT untuk menyediakan manfaat kepada organisasi. Pada asasnya, pelan rekabentuk IT  menyediakan ‘blueprint’ bagaimana teknologi infrastruktur boleh direka, dilaksanakan dan disepadukan.

 

 

·         

 

 

 

 

 

 


Pelan Aliran IS dan IT

 

·        Perancangan Strategik fokus kepada penjajaran diantara pelan bisnis dan objektif dan proses mengenalpasti aplikasi yang akan memberikan organisasi kelebihan berbanding persaing.

·        Perancangan Taktikal adalah paras perancangan yang lebih rendah daripada perancangan Strategik, ia fokus kepada kepentingan dan usaha penjadualan pembangunan dan  melaksanakan pelan tindakan untuk pembangunan dan ukuran prestasi (termasuk masa sasaran dan pelan budget, skil dan keperluan pemerolehan IT, dsbnya)

·        Kitar perancangan untuk perancangan taktikal selalunya pendek (beberapa bulan sehingga setahun) jika dibandingkan dengan kitar perancangan Strategik yang selalunya mengambil masa tiga hingga lima tahun. Perancangan taktikal melibatkan mewujudkan ‘blueprint’ untuk mencapai objektif yang terkandung di dalam pelan bisnis.

 

 

b)         Perancangan IS: Pendekatan Penjajaran (Alignment) dan Impak

 

·        Pendekatan Penjajaran(Alignment)

o       Adalah perkara biasa mula-mula membuat formulasi strategi bisnis dan kemudian membangunkan strategi IS tetapi perlu pastikan kedua-duanya strategi adalah sejajar dan bersepadu.  Selalunya diingini untuk faktor IS dan IT diambil berat semasa peringkat perancangan bisnis sebagai bertentangan kepada pembangunan strategi IS sebagai tindakan yang pasif kepada formulasi strategik bisnis.

 

·        Pendekatan Impak

o       Pembangunan baru di dalam IT selalunya memberikan syarikat peluang untuk memperolehi kelebihan bersaing dan strategi. Oleh itu menjadi perkara biasa bagi syarikat mengabungkan faktor IS dan IT di dalam pelaksanaan perancangan strategi bisnis mereka. Apabila ini berlaku, pembangunan IT kadang kala memberikan impak atau menjadi pemangkin kepada strategi bisnis dimasa hadapan

·        Kebanyakkan organisasi telah matang dalam mengunakan IT akan mengunakan kombinasi kedua-dua pendekatan ‘Penjajaran’ dan ‘impak. Kombinasi pendekatan impak/penjajaran ditunjukan pada rajah 2.1 disebelah. Pendekatan ini boleh digunakan untuk membangunkan strategi bisnis yang efektif dan keperluan IS untuk menyokongnya. Ia juga memudahkan untuk mengenal pasti peluang baru di dalam IT yang boleh diserapkan ke dalam proses perancangan bisnis seperti mana ia boleh memberikan impak utama kepada kesudahan proses tersebut.
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


·        Pendekatan seperti rajah di atas mengenal pasti hubungan diantara domain bisnis dengan domain IT. Ia menyatakan formulasasi strategi bisnis dan menentukan bagaimana proses bisnis dan organisasi perlu berubah untuk mencapai strategi. Perubahan pelan bisnis ini kemudian akan mendesak keperluan penjajaran kepada seni bina IS dan organisasi. Perubahan kepada seni bina IS (contoh: potfolio aplikasi) dan organisasi (contoh: kakitangan dan struktur organisasi) mungkin kemudian akan mendesak keperluan kepada perubahan seni bina IT (contoh: rangkaian, pangkalan data, dan seni bina konfigurasi sistem komputer) dan organisasi (contoh: pendekatan aplikasi pembangunan dan piawai).

·        Pendekatan ini juga mengenal pasti bagaimaian domain IT memberi impak atau pemangkin kepada formulasasi ke atas strategi bisnis. Hasilnya adalah proses yang mengenal pasti pembangunan luaran yang penting di dalam IT yang akan digunakan di dalam proses perancangan masa hadapan strategi IT dan IS. Sebagai pulangan, tiga proses ini, diambil secara kombinasi, akan mengenal pasti potensi masa hadapan terhadap peluang bisnis yang boleh disediakan oleh IT. Peluang IT ini, boleh digunakan untuk memberi impak atau pemangkin kepada proses perancangan strategi bisnis.

 

 

 

2.2    Penggerak (drivers) Bisnis dan Kesannya Terhadap Perancangan Bisnis

Terdapat banyak perubahan yang penting dalam persekitaran bisnis, terutama semenjak awal tahun 1990. Ini termasuk:

Ø      Globalisasi

Ø      Transformasi industri Ekonomi

Ø      Transformasi Enterprise

(Laudon and Laudon, 2000)

Penggerak bisnis telah merubah tabiat (nature) dan fokus di dalam perancangan bisnis. Perancangan harus digunakan sebagai cara untuk menghubungkan visi organisasi (hala tuju) dan menjadikan visi satu kenyataan melalui startegi dan taktik yang baik.

a)         Rumusan Strategi dan Hubungan Timbal Balik (Interrelationships )

 

In the words of Johnson and Scholes:

 

“Strategi adalah halatuju dan skop untuk sesuatu organisasi pada jangka masa panjang: yang mana mencapai kelebihan untuk organisasi melalui konfigurasi sumber di sekitar persekitaran yang berubah, untuk memenuhi kehendak pasaran dan memuaskan harapan stakeholder”

 

 

 Whilst Hax says that:

 

“Strategy becomes a fundamental framework through which an organization can assert its vital continuity, while at the same time purposefully managing its adaptation to the changing environment to gain competitive advantage.  Strategy includes the formal recognition that the recipients of the results of a firm’s actions are the wide constituency of its stakeholders.”

 

Proses pengurusan strategi adalah melibatkan memenuhi penglibatan, membuat keputusan, dan tindakan yang perlu firma lakukan untuk mencapai strategi bersaing dan memperolehi keuntungan melebihi dari purata yang biasa diperolehi.

 

Proses membuat perancangan strategik mesti mempunyai hierarki tujuan atau hala tuju termasuk:

1.      Misi organisasi mesti dinyatakan dengan jelas  

2.      Keterangan mengenai matlamat keseluruhan yang boleh membantu mencapai misi

3.      Senarai tepat untuk spesifik, realistik dan objektif yang boleh diukur yang mana membolehkan organisasi mencapai matlamatnya.

·        Menetapkan perniagaan atau perniagaan-perniagaan di mana firma hendak bersaing dan  pelanggan yang mereka berhasrat untuk berkhidmat

·        Ia adalah lebih pasti (konkrit) dari visi firma

·        Adalah lebih berkesan apabila ia menggalakkan etika yang piawai

 

·        Satu gambaran apa firma ingin menjadi (apakah pencapaian paling tinggi yang ingin dicapai)

·        A enduring picture of what the firm wants to be and, in broad terms, what it wants to ultimately achieve.

·        Merentang dan mencabar orang dan melibatkan emosi dan impian

 

Kenyataakn visi yang efektif ialah:

·        Dibangunkan oleh hos atau semua orang di dalam organisasi

·        Jelas hubungannya dengan keadaan diluar dan dalam persekitaran

·        Tetap dengan keputusan dan tindakan strategi pemimpin

 

Di ambil dari kes Chin & Lee Co. Ltd

 

Mission statement: 'Our business exists to provide quality electronic products to the wholesale and retail trade with the best service available and at highly competitive prices, all in the best interest of our customers, employees and shareholders.'

Goal: 'To improve customer service by reducing the time from when customers place orders to the time they receive the products.'

 

Objective: 'Shorten time to acknowledge orders from nine days to one day by automating customer-order entry via customer-direct entry at in-store terminals. Terminals will communicate with Chin & Lee's IS&T computer systems over ordinary dial-up lines.'

 

Proses Perancangan Strategi digunakan dengan ringkas dan padat untuk mengarah pembangunan:

Ø      Barangan dan perkhidmatan yang disediakan oleh organisasi

Ø      Fungsian dan proses yang digunakan

Ø      Keperluan pekerja, kewangan, kemudahan dan sumber-sumber lain

 

 

 

 

 

 

 

 

Perancangan taktikal melibatkan penciptaan ‘blueprint’ untuk mencapai objektif perancangan strategi. Blueprint ini mesti memasukkan elemen berikut:

 

Ø      What: langkah-langkah tindakan yang perlu dilakukan untuk mencapainya

Ø      Who: orang yang terlibat untuk mencapai sasaran tertentu apabila melakukan langkah-langkah tersebut

Ø      When: Masa berjaya mencapai sasaran apabila melakukan langkah-langkah tersebut

Ø      How: sumber yang diperlukan untuk menyokong dan mencapai sasaran dengan melakukan langkah-langkah tersebut

Ø      Where: Dimana tindakan itu akan dilakukan

 

 

Perancangan strategi dan perancangan taktikal perlu digabungkan dalam usaha untuk mencapai  matlamat dan objektif perniagaan.

 

 

Gabungan perancangan tadi, apabila disepadukan dengan strategi IT boleh memaksimakan purata keuntungan melalui pelaburan di dalam rangkaian.  Perancangan yang bersepadu boleh membuka peluang perniagaan yang baru, memberi lebih kelebihan ke atas pesaing, meningkatkan responsif organisasi,  menambah kekuantan sedia ada dan mengatasi kelemahan sedia ada.

 

 

 

2.2.1    Perbezaan Diantara Strategi IS dan Strategi  IT  

IT (Teknologi Maklumat) itu sendiri tidak memberikan manfaat secara langsung kepada perniagaan. Aplikasi IT yang sebahagian dari IS yang memberikan manfaat.

·        Strategi IS didefinasikan apa yang diperlukan untuk memproses maklumat. Strategi IS selalunya fokus kepada penjajaran perjanjian perancangan IS dengan matlamat perniagaan dan maklumat yang menjadi garis panduan di dalam strategi perniagaan organisassi. Strategi IS mungkin juga menentukan dan merancang peluang dalam persaingan, yang mana mungkin melibatkan memproses maklumat atau pengeksploitan IT yang baru.

·        Strategi IT  didefinasikan sebagai cara untuk menghantar syarat-syarat yang tertentu sepertimana yang telah dispesifikkan oleh strategi IS. Ia merupakan strategi yang membolehkan, menyediakan cara-cara mengenal pasti kelebihan bersaing di dalam strategi IS boleh dicapai dengan menggunakan IT, kebolehpercayaan dan berada dalam budget yang dibenarkan.

Secara amnya, strategi IT mentakrifkan apa yang kita mahu, dan strategi IT pula bagaimana kemahuan itu perlu disediakan. Strategi IT akan dipacu oleh pelan bisnis organisasi dan akhirnya akan mempengaruhi pelan bisnis tadi. Sama juga, strategi IT akan dipacu oleh strategi IS dan akhirnya strategi IS akan dipengaruhi oleh strategi IT.

Strategi IT adalah satu set panduan yang mana pembangunan IT untuk perniagaan tersebut akan dilakukan.  Keputusan strategi IT yang efektif adalah pembangunan pelan, piawai dan prosedur yang memberikan mekanisme untuk pelaksanaan IT yang kos efektif yang menurut aspek strategi IS. Strategi IT merupakan satu keperluan untuk perancangan jangka panjang di dalam perniagaan.

Ringkasnya, rumusan strategi IT adalah sangat bersekutu dengan rumusan strategi IS.  Rumusan strategi IS adalah sangat bersekekutu dengan rumusan strategi bisnis.

 

 

2.3            Evolusi Sistem Maklumat dan Sumbangan Utamanya Kepada Perniagaan

Terdapat lima suumbangan utama sistem maklumat:

·        Kaedah memperbaiki proses dalaman bisnis (1970s dan awal 1980s)

·        Senjata untuk bersaing (mid-1980s to mid-1990s);

·        Peralatan utama untuk proses kejuruteraan semula bisnis (BPR) (awal 1990s sehingga pertengahan-1990s);

·        Kaedah untuk memperbaiki amalan pengurusan rantaian bekalan dan mengembangkannya rantaian bekalan kepada pengguna (pertengahan 1990s sehingga sekarang)

·        Keadeh untuk pengurusan pengetahuan dan menyokong organisasi maya (pertengahan 1990s sehingga sekarang)

 

 

a)         IS untuk Pembaikan Proses Bisnis

 

·        Fasa Pertama

o       Mengautomasikan proses bisnis bertujuan untuk mengurangkan kos operasi (terutama upah buruh pengkeranian)

o       Meningkatkan kelajuan dan ketepatan terhadap kerja pengkeranian dan menyenangkan kawalan pengurusan

·        Fasa Kedua

o       Penambahan proses bisnis dengan bertujuan memperbaiki dalam membuat keputusan pengurusan dan keberkesanan pekerja berpengetahuan

o       Memperbaiki produk dan perkhidmatan dan mengurangkan kos operasi jika berupaya

 

 

b)                  IS sebagai Senjata untuk Bersaing

·        Pertengahan-1980an

o       Ahli akademik dan pengurus melihat maklumat dan IS sebagai sumber strategi dan berpotensi sebagai sumber kelebihan bersaing. IT dan IS datang sebagai satu pandangan pentingnya senjata sebagai usaha melawan pesaing yang semakin meningkat

·        Awal 1990an

o       Penngurusan lebih fokus kepada maklumat sebagai sumber strategi,  tetapi memberikan tekanan kepada pengkongsian sumber  yang efektif.

 

c)                  IS sebagai alat untuk Kejuruteraan Semula Proses Bisnis (BPR)

 

·        Awal tahun 1990an, idea mengenai kejuruteraan semula proses bisnis telah diperkenalkan (Hammer dan Champy 1993) 

·        IS dan IT memainkan peranan penting BPR. Tujuan BPR adalah untuk menyediakan organisasi dengan kelebihan strategi dengan mereka semula proses bisnis, maka akan berlaku perubahan perniagaan yang drastik di dalam kualiti (atau produk baru), perkhidmatan, kelajuan dan kos.

·        Konsep BPR boleh dilihat seperti kombinasi peningkatan proses bisnis dan Senjata untuk Bersaing (competitive weapon).  Bagaimana pun, idea Hammer dan Champy untuk BPR memerlukan  asas mereka semula proses busnis, bukan sekadar melakukan automasi atau penambahan ke atas proses sedia ada.

 

d)                  IS  Untuk Pengurusan Rantaian Bekalan (SCM

·        Kepentingan pengurusan rantaian bekalan telah lama dimaklumo oleh organisasi besar di dalam industri seperti pengilang automobil dan pengangkutan udara dan laut. Organisasi seperti ini telah menggunakan EDI semenjak tahun 1980an lagi.  Tetapi oleh kerana kerumitan dan kos yang tinggi untuk mengunakan rangkaian talian pensendirian atau VAN, ia mengakibatkan syarikat kecil tidak mampu menggunakannya.

·        Pengenalan kepada teknologi web sekitar  tahun 1994 memperlihatkan banyak syarikat melaksanakan Intranet untuk meningkatkan komunikasi dalaman dan kerja berkumpulan. Pertengahan 1990an, kos Internet dan teknologi Internet secara relatifnya adaalh murah dan ini membolehkan inter-organisasi IS untuk diguna oleh syarikat kecil. Ini merupakan langkah kecil untuk melakukan sambungan Intranet korporat kepada rakan bisnis dalam rantaian pembekal kepada Extranet. Syarikat besar dan agensi kerajaan mengalakkan rakan niaga kecilan mereka dan pengguna membuat sambung kepada rangkaian. Internet juga membolehkan (dan kadang-kadang menguntungkan) untuk memperluaskan rantaian bekalan kepada pelangggan.

 

 

e)         IS Untuk Pengurusan Pengetahuan dan Menyokong Organisasi Maya

·        Pengurusan Pengetahuan (Knowledge Management) merujuk kepada latihan dan teknik yang digunakan oleh organisasi untuk mengenal pasti, mengambarkan dan menyebarkan pengetahuan, mengetahui-bagaimana (know-how), kepakaran, Harta Intelektual, dan sebarang jenis pengetahuan untuk digunakan dan memindahkan pengetahuan dan pengurusaan pengetahuan adalah disiplin yang sedang berkembang.

·